TIP#1577: Aplikace, software a tipy pro práci z domova i na dálku. Koronavirový speciál

Koronavirová pandemie přinesla řadu omezení v možnostech docházet do klasické kancelářsky založené práce i do coworkingu a pro řadu lidí i firem je tu výzva jak zvládnou práci z domova či na dálku. Následující tipy představí většinu toho co je potřeba řešit a s čím se budete potýkat. Může vám to výrazně pomoci pokud v některé z uvedených věcí tápete.

„Koronavirový speciál“ vznikl ve spolupráci se Scott & Weber,  poskytovateli kancelářských prostor i provozovateli coworkingu. Pomůže jejich zákazníkům vyrovnat se s karanténou.

office365-banner.jpg

Základní komunikace – e-mail

Přejít s e-mailem na práci z domova či na dálku bude jedna z nejméně obtížných věcí, velmi pravděpodobně  už e-mail takto používáte ve firmě (či osobně) už dlouho, takže tady asi vznikne nejméně problémů.

Technicky je nutné si ohlídat, aby všichni zúčastnění měli přístup k firemním e-mailům, každý by si firemní e-maily měl připojit nastavit (připojit) do mobilních telefonů. Je vhodné používat VPN (virtuální privátní sítě) tam kde je vyžadována vyšší úroveň zabezpečení a u e-mailů dbát na komunikaci přes šifrované připojení.

Pokud nevíte co to VPN je a jaké použít tak se podívejte do  Co je to VPN, k čemu je to dobré a co byste měli všechno vědět. Plus pár tipů na konkrétní služby

V domácím prostředí se může velmi hodit využití e-mailů přes webové rozhraní (běžné u Gmailu/Gsuite či Office365), pokud to je možné a žádoucí tak je možné si e-maily připojit do domácích počítačů či notebooků přímo – ať už do klientů v operačních systémech (Mail/Pošta) či do samostatných programů jako je Outlook, Thunderbird a řada dalších (viz Jaké aplikace pro e-mail si pořidit?). 

Víte, že například do Gmailu si můžete připojit více poštovních účtů? Jde to udělat snadno v mobilním telefonu i v počítači. Jak to udělat se dozvíte v Jak dostanu do Gmailu poštu z dalších poštovních účtů?

Velmi se může hodit pokud všem ve firmě poskytnete kompletní seznam kontaktů na další  kolegy – e-maily i telefonní čísla. Je možné, že budou psát, přeposílat i odpovídat na e-maily z nového prostředí, kde jim absence seznamu bude zbytečně komplikovat život.

Zejména u domácích počítačů je samozřejmě nutné dbát na bezpečnost. Pro bezpečné nastavení e-mailu se můžete podívat do Jak zabezpečit a bezpečně pracovat s e-mailem? 

whatsapp.jpg

Základní komunikace – chat

Podobně jako s e-mailem je důležité správně nastavit pravidla pro práci s chatovacími službami – ty jsou důležité pro okamžitou rychlou komunikaci a pro vše co je dostatečně krátké (delší věci vždy nechávejte do e-mailu).

Chatovací aplikace patří zejména do mobilních telefonů  a  pokud ještě ve firmě nemáte nějakou používanou napříč celou firmou, tak je nejvyšší čas to udělat. Může to být nejrozšířenější WhatsApp nebo se to může odvíjet od toho jaké cloudové/kolaborativní služby používáte. V nouzí postačí i Messenger coby druhý nejrozšířenější nástroj, nezapomínejte ale i na velmi univerzální, rychlé a spolehlivé posílání SMS. 

Chcete zjistit jaké aplikace můžete použít? Podívejte se do Jaké chatovací aplikace jsou na výběr? Přes co posílat zprávy? Pokud vám jde o opravdu bezpečnou komunikaci, soukromí a šifrování tak na výběr je Signal, Telegram a s otazníky WhatsApp.

Některé chatovací aplikace mají i verzi pro počítače (nebo alespoň běží v prohlížeči). Messenger, WhatsApp je například velmi efektivní mít otevřené v prohlížeči. Viz například Mohu nějak používat WhatsApp na tabletu či v prohlížeči?

Nezapomínejte, že občas je nejrychlejší způsob vyřešení nějakého problému ten, že druhé straně zavoláte. Platí to jak u e-mailu, tak u chatovátek. Při samotné chatování se pokoušejte dodržovat určitá užitečná pravidla omezující zbytečné psaní, nadměrné vkládání obrázků či příloh atd.

U chatovacích aplikací je velmi důležité aby uměly vytvářet skupiny – většina z výše jmenovaných to umí. Možná ale skupiny budete mít i v některém ze software pro týmovou komunikaci (viz dále), které mohou klasická chatovátka nahradit. Mohou se hodit i pro komunikaci s dalšími klienty.

„Koronavirový speciál“ vznikl ve spolupráci se Scott & Weber,  poskytovateli kancelářských prostor i provozovateli coworkingu. 

Microsoft.Teams.jpg

Aplikace pro (video)telefonování

Nutnost vyhnout se osobním schůzkám v maximální možné míře bude znamenat, že budete podstatně více potřebovat software pro „telefonování přes Internet“ – ideálně takové, které umožňuje konferenci/spojení více lidí – ať už v čistě hlasové podobě nebo i s videem.

Uvnitř firmy je nutné najít jedno společně používané řešení, ale pro komunikaci se zákazníky/klienty je vhodné mít k dispozici i takové aplikace, které používají oni. Nainstalujte a vyzkoušejte si je předem, některé z nich mohou vyžadovat registrace, mají různá specifika použití. Musíte s vyzkoušet jak založit místnost/volání, jak pozvat účastníky, jak se přihlašovat, jak to dělat na počítači i na mobilu. 

Nepokoušejte se za každou cenu o video hovory, jsou náročné datově, při větším počtu účastníků mohou být příliš zatížené výpadky, špatným obrazem i špatným zvukem. Vyplatí se upozornit i na některé dobré zvyklosti, které tento druh komunikace usnadňuji – nepřekřikovat se, umět vypnout mikrofon aby se nepřenášely ruchy z domova, umět vypnout kameru pokud nemám dostatečné připojení, nechat někoho konverzaci řídit, atd.

Ne všechny chatovací aplikace umí  konferenční hovory (komunikaci více lidí), některé mají i pokročilejší (sdílení obrazovky dokumentů, atd), tady viz Aplikace a programy pro sdílení obrazovky na dálku

WhatsApp například umí maximálně čtyři účastníky (v dubnu 2020 zvýšeno na osm), Zoom je aktuálně jedním z nejvíce používaných nástrojů i přes otazníky okolo bezpečnost. Možná se vyplatí oprášit Skype, pokud používáte řešení od Google je k dispozici Hangouts Meet (Google Meet od května dostupný i zdarma), pokud jste na Microsoftu tak určitě Microsoft Teams. Prakticky všechna řešení umožňují do hovoru zvát účastníky zvenčí, kteří se mohou připojit přes webové rozhraní. Vyzkoušejte si předem jak to funguje.

Chcete zjistit jaké aplikace můžete použit? Podívejte se do Jaké jsou alternativy pro Skype? Co použít pro telefonování a videotelefonování?

Pokud potřebujete video, tak nejsnazší je používat mobilní aplikace a telefon nebo tablet případně notebook. Tam jsou kamery a mikrofon běžnou součástí. Na osobní počítač je možné kameru pořídit (připojuje se přes USB) a zpravidla je její součástí i mikrofon (ten lze ale mít i samostatně). Pokud opravdu potřebujete abyste dobře slyšeli, tak náušní sluchátka s odstraněním hluku. Chcete-li být dobře slyšet, tak kvalitní mikrofon přímo u pusy – odstíní klapání na klávesnici i děti za dveřmi (Jak k počítači připojit mikrofon?)

Video konference i audio konference je zpravidla možné dělat i v zasedacích místnostech vybavených projekční technikou – ideální je televize na kterou je možné se připojit přes vzdálenou projekci. Snadno tak zasedačku využijete jako rychlý a levný ekvivalent skutečných videokonferenčních systémů. Pokud to přímo neumí televize či projektor můžete si pomocí pořízením Google ChromeCast či AppleTV.

Hledáte náhradu za Zoom? Podívejte se do Jaké jsou alternativy pro Zoom pro videohovory. Přehledně na jenom místě ty nejpoužívanější a nejlépe použitelné. 

gsuite-set.jpg

Cloud a cloudová úložiště

Více než kdy jindy bude důležité umět správně využívat cloudová řešení. Zkuste se vyhnout posílání si dokumentů (Word, Excel, PowerPoint) jako příloh v poště, je to velmi pomalé, nepraktické a datově náročné. Pro práci na dálku je GSuite (Google Docs) či Microsoft Office 365 ideální – dokumenty jsou na jednom místě, je možné aby na nich současně pracovalo více lidí, uchovávají se změny, je možné je sdílet komukoliv dalšímu. Ostatně viz Co použít místo Microsoft Office?

Pokud ještě nepoužíváte cloudová řešení ve firmě, tak je nejvyšší čas je začít používat – řešení od Google i Microsoftu můžete začít využívat i na úrovní osobních účtů a snadno se tak vše potřebné naučíte. Výhoda cloudu je i v průběžné řešení zálohování aniž by to bylo nutné nějak technicky řešit. A také to, že je zpravidla platformově nezávislý a se soubory v cloudu tak může pracovat kdokoliv bez ohledu na to zda má iPhone, Android, Windows, Linux atd.

Cloudové služby od Google i Microsoft dokáží velmi dobře nahradit klasický Microsoft Office – tedy Word, Excel i PowerPoint. Umí nejenom otevírat a ukládat soubory v těchto formátech, ale dokáže je takřka plně nahradit. Hodí se i když doma nemáte Microsoft Office a potřebujete s těmito soubory pracovat. Viz také  Co všechno najdete v Google Docs? Nahradí Microsoft Office?

Pokud potřebujete jenom cloudové úložiště tak i zde je více snadných možností – Dropbox, Disk Google, OneDrive, iCloud a desítky dalších (najdete v Velký přehled cloudových úložišť). Jako u většiny věci zde platí, že nejlepší je zvolit takové řešení, které již zná více lidi z firmy a je zároveň dostatečně rozšířené. Pro komunikaci s klienty se hodí zvládat právě čtveřici uvedených.

Cloudové služby vám mohou velmi pomoci i se sdílením kalendářů, plánováním (nyní virtuálních) schůzek a porad. Nejvíce důležité je mít kalendář (či kalendáře) připojený v mobilním telefonu a důsledně ho používat pro plánování.

Cloud od Google i Microsoftu je dobrý i pro sdílení kontaktů a vůbec práci s databázemi kontaktů. Vše se bude řídit i podle toho jakou mobilní platformu používáte. Na všech (tedy Android a Apple) je ale možné bez problémů přistuoovat ke kontaktům (i kalendářům) z jiných platforem.

„Koronavirový speciál“ vznikl ve spolupráci se Scott & Weber,  poskytovateli kancelářských prostor i provozovateli coworkingu. 

teamviewer-logo.png

Vzdálený přístup

V řadě profesí se objeví potřeba vzdáleného přístupu na počítače a servery v zaměstnání i jinde. Může jít o vzdálený přístup na pracovní plochu vlastního počítače v práci nebo na virtuální plochy na k tomu fungujících serverových řešeních. Nebo o přístup k vzdáleným síťovým prostředkům (mapování síťových disků), správu serverů a zařízení na dálku.

Nutnost vše si odzkoušet předem, předat lidem návody jak vše nastavit a připravit se na případné řešení problémů (také na dálku) platí i zde. Celé to navíc může fungovat opačně, technici z firmy mohou přistupovat na dálku na počítače zaměstnanců aby jim nastavili či opravili potřebné.

Vzdálenou plochu (vzdálený přístup na počítač) hodící se pro práci na něm ale třeba i jako nástroj pomoci kolegům můžete mít například přes Teamviewer. Možností je podstatně víc, najdete je v  Jak přistupovat na vzdálenou plochu počítače s Windows?

slack-groups-cover-image.jpg

Software pro týmovou práci

Vedle výše zmíněných služeb, programů a aplikací můžete vynucené domácí pobyty využít pro zavedení některých velmi užitečných nástrojů pro týmovou práci – Slack, BaseCamp či Trello jsou prakticky tři nejznámější a nejrozšířenější příklady.

Podívejte se do Jaké aplikace používat pro práci na dálku? a V čem řešit projektový management, ideálně navíc ještě týmový? pro další tipy a nápady. Je jich opravdu hodně.

Software pro týmovou práci řeší hlavně i úkolníky (TODO) pro jednotlivce i celé týmy. Pro sledování práce se mohou hodit i aplikace či programy popsané v V čem sledovat kolik času vynakládáte na projekty a různorodé činnosti?

mesh-img.jpg

Připojení k Internetu

Více než kdy jindy budete potřebovat neomezený mobilní Internet – práce na dálku/z domova, volání přes Internet, navýšený přenos souborů a práce v cloudu může velmi snadno vyčerpat měsíční limit (FUP). T-Mobile a O2 naštěstí všem klientům umožňují po době krize neomezené datové přenosy. Neomezený mobilní Internet je důležitý i z důvodu nebezpečí hrozících na neznámých Wi-Fi sítích (Co hrozí na veřejných Wi-Fi neznámého původu?)

Při práci na cestách ale i doma se může objevit potřeba na kvalitnější připojení k Internetu než sdílení připojení přes mobilní telefon. Každý z operátorů má v nabídce LTE routery umožňující přivést Internet i tam kde ho není možné mít přes pevnou linku či kabelovku. Nejen že přivedou Internet, ale zpřístupní jen na místě přes Wi-Fi síť. Některé z nich jsou i snadno přenositelné a může je mít kdokoliv kdekoliv. LTE routery jsou zpravidla napájitelné i z powerbank, takže se hodí i pro práci z terénu či za nouzových podmínek. Podrobněji v Jak si zajistit mobilní internetové připojení kdekoliv? Pořiďte si LTE hotspot

Pro kvalitní pokrytí Wi-Fi doma je dobré zainvestovat do některého z mesh řešení. Viz Co je to Wi-Fi Mesh? Mám si něco takového koupit?

Přístup na Internet můžete pochopitelně sdílet z mobilního telefonu, tabletu či notebooku vybaveného SIM kartou. Stačí je proměnit v hotspot a pomocí Wi-Fi zpřístupnit internetové připojení pro kohokoliv dalšího komu dáte heslo.

„Koronavirový speciál“ vznikl ve spolupráci se Scott & Weber,  poskytovateli kancelářských prostor i provozovateli coworkingu. Pomůže jejich zákazníkům vyrovnat se s karanténou.

1200-pixabay-office-home-glasses-workspace-820390-office-820390.jpg

Bezpečnost

Práce na dálku i z domova klade zvýšené nároky na bezpečnost – domácí či vlastní počítače a notebooky vyžadují aktuální operační systém, software, aktivní antivirové i antimalware ochrany. Přihlášení do služeb je nutné chránit dvoufaktorovým ověřením a zejména to platí u e-mailů. Hrozí i vyšší riziko odcizení i ztráty při jiných než obvyklých přesunech lidí.  Je také dobrý čas nasadit správce hesel pro lepší ochranu i pamatování si (Správce hesel vám pomůže nejenom si hesla pamatovat, ale také zlepší bezpečí)

Hodně podstatné věci jsou uvedeny v Jak bezpečně a správně na video hovory (nejen) z domova?

Jak bezpečně používat Zoom je dlouhý přehled věcí, které musíte správně nastavit pro bezpečnější Zoom. Hodně důležité.

Pokud chcete prověřit bezpečnost a zabezpečení tak možná začněte v Jak nastavit soukromí a bezpečně se chovat na notebooku. Najdete tam i další témata – počítač, telefon, tablet, e-mail, sociální sítě.  Neméně důležité je Jak chránit tablet či telefon pro případ ztráty či odcizení?

825-pexels-turned-on-monitors-2325717-turned-on-monitors-2325717.jpg

Pracovní prostředí

Koronavirová omezení mohou trvat dlouho, je tedy možná vhodné přemýšlet nad tím jaký pracovní prostor doma máte. Velmi se hodí dva displeje, práce na nich je podstatně efektivnější a praktičtější.

K notebooku hodně pomůže externí klávesnice a dobrá myš. Kamera a kvalitní mikrofon už byla zmíněna dříve. Pro telefonování se hodí kvalitní sluchátka s mikrofonem, ideálně drátová – bezdrátová málokdy vydrží celý den.

Pokud můžete doma vytvořit samostatnou pracovnu a pracovat tak odděleně od zbytku rodiny je to velmi dobrá možnost. Pokud to nejde, mohou pomoci kvalitní sluchátka a hudba – o existenci Spotify či Apple Music určitě víte a první jmenované nemusíte pro domácí poslouchání platit.

Poslední doporučení? Pamatujte na dostatek pohybu, přestávky v práci, dokud je to možné i procházky venku. Neuškodí rotoped, cvičení nebo si jít zaběhat. Při práci doma je běžné, že budete podstatně víc pracovat a tím i víc sedět. Bude chybět klábosení s kolegy, přestávka na oběd i řada dalších běžných věcí.

PS: Máte nějaké další tipy a nápady pro kteroukoliv z výše uvedených kategorií? Napište na Twitter, pošlete mailem (365tipu@gmail.com) ať můžeme doplnit. Podělte se i se zkušenostmi jak vám vynucená změna pracovních návyků a postupů šla či nešla.