TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty

Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování. Věci o kterých víte co s nimi si můžete třídit do složek/štítků a můžete si tak například nastavit i systém kdy zprávy od důležitých odesílatelů budete vidět prioritně a moci také prioritně řešit.

Velmi se to hodí i v okamžiku, kdy odebíráte různorodé newslettery a nechcete aby vám zavalovaly Inbox/Došlou poštu – můžete je třídit do samostatných složek. Můžete si i nastavit zda na těchto složkách budou vidět upozornění na nové zprávy, nebo zda došlé zprávy budou rovnou označeny jako přečtené. Můžete došlé zprávy i přeposílat pokud potřebujete aby dorazily i někomu jinému.

TIP: Automatické třídění došlé pošty je zásadní nástroj i pro Inbox zero. O této metodě více v Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják?

Pravidlo pro zpracování došlé pošty vytvoříte snadno – otevřete e-mail, který na základě kterého chcete vytvořit pravidlo. Klikněte na Více/More (tři svislé body) a vyberete Filtrovat zprávy jako je tato/Filter Messages like these.

Budete mít možnost upravit filtr – můžete filtrovat podle adresy odesílatele (to se vybere automaticky), adresy příjemce (pokud vám do schránky chodí různé maily), předmětu, obsahu e-mailu, velikosti, stáří či příloh.  Můžete z filtrování vyjmout chatovací zprávy (ty se do e-mailu dostávají automaticky z důvodu archivace chatů).

Vyhledávání v příjemci, odesílateli, předmětu i těle zprávy (tam hledá zprávy obsahující určitá slova i neobsahující slova) je klasické hledání Gmailu se všem výhodami – včetně používání operátorů (OR/AND/NOT, – (pro hledání těch co něco neobsahují), + (hledání těch co něco obsahují), uvozovky pro přesnou citaci, závorky pro seskupování a hvězdičky po maskování). Výchozí podmínky filtrace jsou stejný formulář jako pokročilé vyhledávání. Z výsledků vyhledávání navíc také můžete vytvořit nový filtr.

Jak sami uvidíte, vyhledávání má určité operátory (formulář za vás vytvoří potřebné) – from: (odesílatel), to: (adresát), has:, is:, filename:, label: a řadu dalších.

Pak nastavíte co se zprávou má stát – na výběr je hodně možností.

• Přímá archivace s přeskočením došlé pošty (Skip the Inbox, Archive it)
• Označit jako přečtenou (Mark as read)
• Označit hvězdičkou (Star It)
• Přidat štítek (Apply the label) pro organizovaní do „složek“
• Přeposlat (Forward to)
• Smazat (Delete it)
• Nikdy neposílat do spamu (Never send it to Spamu)
• Nikdy neoznačovat jako důležitá (Never mar it as important)
• Zařadit do kategorie (Categorize as)

Poslední zaškrtávací volba umožňuje případně současné s touto jednou došlou zprávou označit i všechny další, které vyhovují stejnému kritériu. Možnost co značně usnadní okamžik, kdy si chcete pročistit zaplněný Inbox – prostě půjdete zprávu po zprávě a všechny co mají být zpracovány nějakým Pravidlem nadefinujete a zároveň se dozvíte, kolik dalších jich ještě existuje – zaškrtnutím zajistíte zpracování všech.

Pak už jen klikněte na Vytvořit filtr/Create filter.

TIP: Pokud chcete aby došlá pošta byla „přesunuta“ do určité složky/štítku a nezůstala v Inbox tak musíte vybrat

a) přidání štítku
b) přeskočení Inbox (Skip Inbox, archivaci)

– dvě věci, které chybí na screenshotu výše. Chcete-li si zachovat indikátor nepřečtených tak nic víc nemusíte přidávat, pokud jen takovéto zprávy chcete „archivování“ pod určitý štítek, tak přidejte i označení jako přečtená.

Osobně mám v Gmailovém účtu skoro sto padesát filtrů – jde o účet používaný pro sociální sítě a chodí do něj záplava upozornění (z Facebooku, Twitter, atd). Ta nepotřebují číst, ale čas od času se v nich hodí hledat – proto je dobré je archivovat. Stačilo by teoreticky vše vybrané automaticky prostě archivovat, ale praktičtější je roztřídit příchozí podle toho odkud přicházejí, případně i o jaká konkrétní upozornění jde. Je tak například velmi snadné se podívat na všechny žádosti o přátelství za roky zpět.

Přehled filtrů a oprava/mazání již vytvořených

Důležité je vědět kde najdete všechny vytvořené filtry/pravidla –  klikněte na ozubené kolečko pro Nastavení/Settings -> Ukázat všechna nastavení/See all settings a pak klikněte na Filtry a blokované adresy/Filters and Blocked Adresses.

Zde můžete kterýkoliv z filtrů opravovat a mazat (a můžete si je i exportovat a importovat přes XML soubory – pro případ, že byste je chtěli zálohovat nebo přenést někam jinam). Filtry jsou utříděny od nejstarších po nejnovější založené

V tomto přehledu můžete také vytvářet nové filtry– dole pod seznamem je Vytvořit nový filtr/Create new filter

TIP: Praktické využití filtrů je popsáno například v  Jak vyčistit váš e-mail od záplavy e-mailů ke kterým jste se přihlásili?

Další tipy týkající se Gmailu

Elektronická pošta G Suite Gmail Google Pošta