TIP#988: Jak na Inbox zero. Co si počít se záplavou e-mailů aneb o co se pokusit v roce 2018

O Inbox Zero tu už pojednává tip Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják? jehož hlavní podstatou je, že „inbox zero“ neznamená, že máte v došlé poště nula zpráv, ale že vás došlá pošta „nezajímá“. Hlavně proto, že všechno co v ní je je nějak „vyřízené“ a vás to nemusí trápit. S rokem 2018 přišel čas téma Inbox zero oprášit a zkusit znovu.

Cíl pro rok 2018. Mít v došlé poště opravdu a přesně jenom to co čeká neodkladně na vyřízení, všechno ostatní musí být alespoň archivované (používám Gmail, vy si na to můžete udělat složku někde jinde) nebo odsunuté do nějaké složky. Cíli bude napomáhat to, že pokud na něco odpovím a čekám na odpověď, tak budu předpokládat že se to po archivaci s onou odpovědí znovu vrátí do došlé pošty. Gmail je v tomhle dost zásadní, protože udržuje dobře vlákna a vždy když něco potřebuji, tak to hledám pomoci fulltextového hledání, nikoliv procházením mailů.

Jen pro ilustraci, začal jsem tím, že jsem označil všech 5800+ zpráv, které byly v došlé poště – dostaly se tam i přesto, že poměrně často hotové věci archivují a odsouvám, ale dělal jsem několik „chyb“, které vedly k tomuto poněkud nešikovnému stavu. No a ty označené jsem hromadně odsunul do archivu.

Důvod této změny? V posledních třech měsících roku 2017 bylo tolik věcí, že se mi zhruba u tří lidí podařilo zapomenout na jejich maily odpovědět. Vždy se sice ozvali sami, já se omluvil a vše se vyřešilo, ale tohle je věc, která by se neměla stávat.

Nový poštovní režim pro „inbox zero 2018“

  • došlá věc jen k přečtení bude přečtena a poté archivována nebo přesunuta do odpovídající složky
  • to na co lze okamžitě odpovědět bude takto zpracováno a poté archivováno/přesunuto do složky
  • to co nelze okamžitě vyřešit nebo vím, že to budu řešit v brzké době zůstane v došlé poště

Slibuji si od toho, že v došlé poště budou skutečně jenom „TODO“ věci, ale je potřeba důsledně dodržovat výše uvedené body a nepřipustit, aby ten třetí nějak převládl. Příklad – pár hodin už v došlé poště visí „Informace o vyřízení objednávky z Alza.cz“ – to proto, že se tam musím stavit, dnes, nejpozději zítra – a pak ji mohu archivovat.

Pár hodin tam visel i e-mail s požadavkem návrhů termínů na schůzku – čekal jsem na pozvánku na schůzku od někoho jiného a časově to bylo ve stejné dny, jako to co jsem potřeboval poslat. V došlé poště to tedy fungovalo jako upozornění, že je něco potřeba dotáhnout a míč je na mé straně, byť závisí na ještě někom třetím.

Součástí nového režimu je ale ještě jedna podstatná věc, kterou jsem v minulosti neměl – věcí ze kterých se stanou úkoly, ať už moje nebo u kolegů či klientů, zamíří z Gmailu přímo do Trello – přes rozšíření lze snadno došlý e-mail proměnit v úkol, případně to lze udělat ručně. Lze i použít přidání e-mailu nástěnky do odesílané pošty (v BCC), ale to dělám poměrně málo, je to nešikovné tím, že existuje příliš mnoho e-mailů nástěnek. Tady viz Jak posláním e-mailu založit úkol (kartu) v Trello?

Celé to vyžaduje samozřejmě jednu zásadní věc – důslednost, ale to vyžaduje jakýkoliv GTD systém. Ta důslednost nemusí být absolutní a v reálném čase, ale pokud něco občas neuděláte, je potřeba to později dohnat.

POZNÁMKA: Jeden ze zásadních prvků je to, že používám Gmail ale bez poštovního klienta v počítači, vše ve webovém rozhraní. Poštovní klient co „stahuje“ poštu je jenom další zbytečné zdržování

Co s e-maily v mobilu (a tabletu)

Výše popsaný poštovní režim má ještě jednu podstatnou věc – e-maily v mobilním telefonu – tam totiž vznikalo nejvíce problémů s tím, že jsem zapomněl někomu odpovědět. V mobilu jsem si to totiž přečetl a pak u počítače už „neviděl“ že je tam něco nového a zapomněl odpovědět. V novém režimu mohu v mobilu první dva body vyřešit ihned (a mail archivovat).  To co se nevyřeší hned, tak zůstane v doručené – a protože tu musím co nejdříve „vyčistit“, tak by se na to nemělo zapomenout.

Jedna z věcí souvisejících s mobilním telefonem je mimochodem i ta, že chci výrazně omezit to, že by snad e-mail v mobilu měl mít nějaký vyšší zájem – není to chat, mí klienti běžně e-maily vyřizují se zásadním zpožděním. V mobilu může mít prioritu SMS -> WhatsApp, ale e-mail je v zásadě možné prakticky ignorovat. Byť tomu tak nebude, pokud je čas a prostor, tak je mobil (tablet) dobrý k ušetření času jindy.  Tady se může hodit  Jak odpovídat na e-maily? Rychle? Průběžně? Dávkově? Vůbec?

Patří sem ještě jedno opatření, které používám už dlouho – velmi výrazné omezení upozornění/notifikací. Ty „vyskakovací“ skoro žádné, u e-mailu nechávám jenom číslo na ikonce abych věděl, že je tam někde něco nového. A prakticky nikdy se na došlé věci nechodím dívat jenom proto, že došly – udělám to jedině, pokud je na to čas a prostor. O tom ale už byla řeč před třemi roky v Vypínat zbytečná upozornění se vyplatí. V mobilu, tabletu, počítači, Facebooku ….

Odstranit věci co je ztráta času archivovat

Jednu věc  je také nutné udělat, pokaždé když dorazí nějaký automaticky posílaný (a zbytečný) e-mail, tak ho odhlásit nebo nastavit pravidlo, aby se archivoval/přesunul sám. Na tohle nezapomínejte, je zbytečné každý měsíc trávit desítky minut času tím, že stále dokola archivujete nějaké notifikace (třeba) od Facebooku.

TIP: V ‣ GTD aneb jak prorazit prokrastinaci najdete další tipy týkající se toho, jak mít věci hotovo. A tento tip vlastně tak trochu patří i do delší série, jejíž začátek najdete v Jak řeším nové projekty, vlastní i pro klienty. Krok za krokem (1) základy

Reklamy