@365tipu

TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty

Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování. Věci o kterých víte co s nimi si můžete třídit do složek/štítků a můžete si tak například nastavit i systém kdy zprávy od důležitých odesílatelů budete vidět prioritně a moci také prioritně řešit.

Velmi se to hodí i v okamžiku, kdy odebíráte různorodé newslettery a nechcete aby vám zavalovaly Inbox/Došlou poštu – můžete je třídit do samostatných složek. Můžete si i nastavit zda na těchto složkách budou vidět upozornění na nové zprávy, nebo zda došlé zprávy budou rovnou označeny jako přečtené. Můžete došlé zprávy i přeposílat pokud potřebujete aby dorazily i někomu jinému.

TIP: Automatické třídění došlé pošty je zásadní nástroj i pro Inbox zero. O této metodě více v Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják?

Pravidlo pro zpracování došlé pošty vytvoříte snadno – otevřete e-mail, který na základě kterého chcete vytvořit pravidlo. Klikněte na Více/More (tři svislé body) a vyberete Filtrovat zprávy jako je tato/Filter Messages like these.

Budete mít možnost upravit filtr – můžete filtrovat podle adresy odesílatele (to se vybere automaticky), adresy příjemce (pokud vám do schránky chodí různé maily), předmětu, obsahu e-mailu, velikosti, stáří či příloh.  Můžete z filtrování vyjmout chatovací zprávy (ty se do e-mailu dostávají automaticky z důvodu archivace chatů).

Vyhledávání v příjemci, odesílateli, předmětu i těle zprávy (tam hledá zprávy obsahující určitá slova i neobsahující slova) je klasické hledání Gmailu se všem výhodami – včetně používání operátorů (OR/AND/NOT, – (pro hledání těch co něco neobsahují), + (hledání těch co něco obsahují), uvozovky pro přesnou citaci, závorky pro seskupování a hvězdičky po maskování). Výchozí podmínky filtrace jsou stejný formulář jako pokročilé vyhledávání. Z výsledků vyhledávání navíc také můžete vytvořit nový filtr.

Jak sami uvidíte, vyhledávání má určité operátory (formulář za vás vytvoří potřebné) – from: (odesílatel), to: (adresát), has:, is:, filename:, label: a řadu dalších.

Pak nastavíte co se zprávou má stát – na výběr je hodně možností.

  • Přímá archivace s přeskočením došlé pošty (Skip the Inbox, Archive it)
  • Označit jako přečtenou (Mark as read)
  • Označit hvězdičkou (Star It)
  • Přidat štítek (Apply the label) pro organizovaní do „složek“
  • Přeposlat (Forward to)
  • Smazat (Delete it)
  • Nikdy neposílat do spamu (Never send it to Spamu)
  • Nikdy neoznačovat jako důležitá (Never mar it as important)
  • Zařadit do kategorie (Categorize as)

Poslední zaškrtávací volba umožňuje případně současné s touto jednou došlou zprávou označit i všechny další, které vyhovují stejnému kritériu. Možnost co značně usnadní okamžik, kdy si chcete pročistit zaplněný Inbox – prostě půjdete zprávu po zprávě a všechny co mají být zpracovány nějakým Pravidlem nadefinujete a zároveň se dozvíte, kolik dalších jich ještě existuje – zaškrtnutím zajistíte zpracování všech.

Pak už jen klikněte na Vytvořit filtr/Create filter.

TIP: Pokud chcete aby došlá pošta byla „přesunuta“ do určité složky/štítku a nezůstala v Inbox tak musíte vybrat

a) přidání štítku
b) přeskočení Inbox (Skip Inbox, archivaci)

– dvě věci, které chybí na screenshotu výše. Chcete-li si zachovat indikátor nepřečtených tak nic víc nemusíte přidávat, pokud jen takovéto zprávy chcete „archivování“ pod určitý štítek, tak přidejte i označení jako přečtená.

Osobně mám v Gmailovém účtu skoro sto padesát filtrů – jde o účet používaný pro sociální sítě a chodí do něj záplava upozornění (z Facebooku, Twitter, atd). Ta nepotřebují číst, ale čas od času se v nich hodí hledat – proto je dobré je archivovat. Stačilo by teoreticky vše vybrané automaticky prostě archivovat, ale praktičtější je roztřídit příchozí podle toho odkud přicházejí, případně i o jaká konkrétní upozornění jde. Je tak například velmi snadné se podívat na všechny žádosti o přátelství za roky zpět.

Přehled filtrů a oprava/mazání již vytvořených

Důležité je vědět kde najdete všechny vytvořené filtry/pravidla klikněte na ozubené kolečko pro Nastavení/Settings -> Ukázat všechna nastavení/See all settings a pak klikněte na Filtry a blokované adresy/Filters and Blocked Adresses.

Zde můžete kterýkoliv z filtrů opravovat a mazat (a můžete si je i exportovat a importovat přes XML soubory – pro případ, že byste je chtěli zálohovat nebo přenést někam jinam). Filtry jsou utříděny od nejstarších po nejnovější založené

V tomto přehledu můžete také vytvářet nové filtry– dole pod seznamem je Vytvořit nový filtr/Create new filter

TIP: Praktické využití filtrů je popsáno například v  Jak vyčistit váš e-mail od záplavy e-mailů ke kterým jste se přihlásili?

Další tipy pro Gmail

TIP#2266: Jak na Reels/Stories z fotografií? Jak na video z fotografií? Použijte Canva

Ve Snadná cesta k vytváření čtvercových (či na výšku) videí z více fotografií? Mac i Windows je tip na Open Source pro Windows i Mac, kde můžete snadno vytvořit videa na výšku z fotografií. Skutečnost je ale ta, že můžete použít i zdarma dostupné Canva v čistě webové podobě.  Nepotřebujete něco? Související příspěvky TIP#909: Jak … Pokračování textu TIP#2266: Jak na Reels/Stories z fotografií? Jak na video z fotografií? Použijte Canva

TIP#2255: Snadná cesta k vytváření čtvercových (či na výšku) videí z více fotografií? Mac i Windows

Potřeboval jsem ze zhruba 30 obrázků vygenerovaných Stable Diffusion vytvořit video, vcelku jednoduchá věc, jenže ty obrázky jsou čtverec 768×768 a pro takové ty osvědčené věci jako Apple iMovie je v  roce 2022 stále neznámou, že všichni už roky jedou čtverce nebo na výšku. Nepotřebujete něco? Související příspěvky TIP#970: Jak je to na Facebooku (i … Pokračování textu TIP#2255: Snadná cesta k vytváření čtvercových (či na výšku) videí z více fotografií? Mac i Windows

TIP#2090: Jak na iPhone/iPadu změnit snímkovou frekvenci pro natáčení videa? 

Chcete na iPhone natáčet profi video s 60 fps (snímky za sekundu) místo obvyklých 24 či 30? Ovlivnit to můžete tím, jaký druh videa natáčíte a nastavitelné je to v Nastavení. Až se tím začnete zabývat, tak ale zvažujte pro jaký účel video chcete – pokud je to jen pro nějaké to video blogování tak … Pokračování textu TIP#2090: Jak na iPhone/iPadu změnit snímkovou frekvenci pro natáčení videa? 

TIP#2039: Jak na Mac OS (Linuxu i Windows) převést QuickTime (MOV) na MP4?

Tyhle věci stále Apple strašně neochotně řeší. Záznam obrazovky ukládá video jako QuickTime, takže pokud ho chcete použít kdekoliv jinde, tak ho musíte převést na MP4. Což QuickTime aplikace prostě neumí. Uměla to QuickTime Pro, ale tu už si koupit nemůžete. Nepotřebujete něco? Související příspěvky TIP#1101: Jak konvertovat video (z Youtube) na MP4/MP3 a další … Pokračování textu TIP#2039: Jak na Mac OS (Linuxu i Windows) převést QuickTime (MOV) na MP4?

Loading…

Something went wrong. Please refresh the page and/or try again.

Nepotřebujete něco?

Související příspěvky