Gmail má velmi užitečnou možnost archivace došlého e-mailu vedle klasické možnosti jeho smazání. A je dobré vědět, že se vyplatí používat právě onu první jmenovanou možnost.
Archivace
Archivace přesune e-mail do archivu, takže nebude vidět v došlé poště (Inbox) – můžete se k němu ale dostat přes Všechny zprávy, jde najít přes vyhledávání a protože může mít i štítky, tak se může objevit ve struktuře, kterou si možná v Gmailu vytvářet.
Šikovné je i to, že pokud se u archivovaného e-mailu objeví nějaké odpovědi či aktivity, tak se vrátí zpět do došlé pošty.
V mobilní aplikace je archivace, podobně jako na počítači, dostupná v podobě hranaté ikonky, která má uvnitř šipku – to se hodí pokud chceta archivovat víc zpráv, stačí j vybrat a pak použít ikonku. Jednu zprávu v aplikace snadno odhoďte do archivu pomoci swype.
Archivované zprávy je možné vrátit do inboxu (došlé pošty) tak, že je najdete (v Všechny zprávy či jinak a v menu zprávy (na počítači v horním pruhu ikonek) je Move to inbox.¨
Extrémně užitečné je, že můžete vytvářet filtry, které automaticky archivují došlé zprávy podle určitého kritéria.
Smazání
Osobně zprávy v Gmailu prakticky nikdy nemažu, tedy zejména ne ty došlé. Ale můžete to dělat. Smazání přesune předmětnou zprávu do Koše(Trash) kde zůstane po dobu 30 dní a poté bude nevratně odstraněna.
Z Koše zprávu můžete vylovit zpět do došlé pošty, ale jakmile vyprší zmíněných 30 dní, tak už nikoliv.
Kdy používat co?
Primárně je vhodné archivovat, zejména pokud máte Gmail s dostatkem místa. Mazat můžete kdykoliv později, v okamžiku kdy místo dochází.
Mazání je dobré jen tehdy, když jste si jisti, že došlou zprávu určitě nikdy k ničemu nebude třeba. Typicky to mohou být spamy, reklama, omylem obdržené věci.
Mazání je nutné v okamžiku, kdy vám dochází místo. Nebo se držet nějakých pravidel, například mazat zprávy starší pěti let každého půl roku.
Další tipy týkající se Gmailu
-
TIP#701: Jak vyčistit váš e-mail od záplavy e-mailů ke kterým jste se přihlásili?
Čím déle nějaký ten e-mailový účet máte, tím více vám do něj chodí věcí, které vlastně ani moc nechcete aby chodily. Záplavy upozornění od sociálních sítí, e-mailingové konference, cenové nabídky z e-shopů,…
-
Čím ve Windows 10 nahradit Windows Essentials?
Osobně jsem Windows Essentials kdysi nainstaloval, abych posléze zjistil, že je vlastně k ničemu nepotřebuji a že, jak jinak, zabírají dost neuvěřitelné množství místa. Takže později, při občasném velkém úklidu, došlo na…
-
TIP#525: Jak z Gmailu či Google Apps dostat e-mailové adresy ze všech (či vybraných) emailů?
Představme si, že bych potřeboval obeslat všechny PR agentury a PR lidi co posílají tiskové zprávy na FeedIT.cz s nějakým důležitým oznámením. Zní to jednoduše, ale až tak jednoduché to není. Všechny…
-
TIP#511: Jak synchronizovat kalendáře v Outlooku/Exchange a Google Apps/Gmailu
Po delší době opět mám klienta, který používá Microsoft Exchange, takže mimo jiné přišel do hry opět Outlook (přeci jenom, k Exchange se sice dá přistupovat přes Thunderbird, ale není to ono). A…
-
TIP#487: Jak v Gmailu (Google Apps) využívat + (a tečky) v e-mail adrese
Možná to nevíte, ale pokud máte Gmail či Google Apps, ta´k můžete ke svému e-mailu pomocí plus přidat cokoliv. Třeba něco jako „medvidekpu+cokoliv@gmail.com„. Pořád to bude fungovat, ale pomocí filtrů si pak takto…
-
TIP#476: Kde si pořídit e-mail zdarma? Co že je to ten freemail?
Je to zvláštní, že více jak po roce existence @365tipů, tady vlastně stále není jeden z těch nejzákladnějších tipů. Tedy to kde si pořídit e-mailovou schránku zdarma. Něco co vlastně nutně potřebujete…
-
TIP#454: Jak zálohovat poštovní schránku? Jak stáhnout všechny e-maily do počítače?
Marek Patasi se před pár dny ptal, jak by si mohl zálohovat Gmail (a ideálně tak, aby v záloze mohl i hledat) aby v něm pak mohl udělat velký úklid. Samozřejmě, „zálohovat“…
-
TIP#445: Přizpůsobte si Aplikace Google (App Launcher) v Gmailu/Google
Možná to ani netušíte, ale když jste (například) přihlášení do Gmailu, tak vpravo nahoře, vedle vašeho profilového obrázku a ikonky pro upozornění máte něco co vypadá jako 3×3 tečky. Jmenuje se to…
-
Jak připojit do Windows 10 kalendáře z Google, iCloudu, Outlooku či odjinud?
Ve Windows 10 je kalendářová aplikace (jmenuje se Kalendář, jak jinak), kterou můžete používat samostatně, tj. bez napojení na cokoliv dalšího, nebo si ji propojit s kalendářem, který máte někde jinde. Ono…
-
TIP#210: Jak přesvědčím můj e-mail aby určitého odesílatele nedával do spamu? Co je to whitelisting?
Psal Tomáš Baránek, že by se v souvislost se spamem hodilo popsat „whitelisting“, tedy přidání určité e-mailové adresy do seznamu mailů, které váš e-mailový klient rozhodně nemá dávat do složky Spam (ani…
-
TIP#195: Jak si založit identitu (účet) u Google na vlastní e-mail? Může se hodit pro řadu služeb od Google
Pokud chcete používat Google Analytics, Google Tag Manager, Google Docs (třeba proto, že vám někdo chce sdílet dokumenty, na kterých budete společně pracovat) a řadu dalších služeb od Google (včetně třeba profilů…
-
TIP#165: Po jaké době nepoužívání přijdu o účty na Internetu? Twitter, Google, Facebook, Microsoft a další
Měli byste vědět, že šest měsíců (pozor, čtěte dále) neaktivní účet na Twitteru může Twitter smazat. To jestli to udělá je otázka, protože řada lidí má mrtvé účty už dlouho, ale stejně…
-
TIP#150: Jak dostanu do Gmailu poštu z dalších poštovních účtů?
Při nedávném sbírání názorů na to, jakého poštovního klienta zvolit pro Windows 8 (vrátí se jako pozdější tip) se objevila správná poznámka, že je možné využít Gmail (Google Apps) a jiné poštovní…
-
TIP#144: Co udělat, když se někomu podařilo získat moje heslo do nějaké online služby
O víkendu na Twitteru dorazil dotaz „Dane, kamarádovi se stalo toto: (tady byl odkaz na screenshot). Má to někam hlásit?„. Ten screenshot můžete vidět níže, jde o klasické varování od Google, že…
-
TIP#026: Na nedůležité věci si pořiďte oddělenou mailovou adresu
Protože jsem občas, teoreticky, i něco jako novinář, tak mi chodí tiskové zprávy. A protože jich chodí hodně a je dobré v tom mít trochu pořádek, tak si je nechávám posílat na…
