Gmail má velmi užitečnou možnost archivace došlého e-mailu vedle klasické možnosti jeho smazání. A je dobré vědět, že se vyplatí používat právě onu první jmenovanou možnost.
Archivace
Archivace přesune e-mail do archivu, takže nebude vidět v došlé poště (Inbox) – můžete se k němu ale dostat přes Všechny zprávy, jde najít přes vyhledávání a protože může mít i štítky, tak se může objevit ve struktuře, kterou si možná v Gmailu vytvářet.
Šikovné je i to, že pokud se u archivovaného e-mailu objeví nějaké odpovědi či aktivity, tak se vrátí zpět do došlé pošty.
V mobilní aplikace je archivace, podobně jako na počítači, dostupná v podobě hranaté ikonky, která má uvnitř šipku – to se hodí pokud chceta archivovat víc zpráv, stačí j vybrat a pak použít ikonku. Jednu zprávu v aplikace snadno odhoďte do archivu pomoci swype.
Archivované zprávy je možné vrátit do inboxu (došlé pošty) tak, že je najdete (v Všechny zprávy či jinak a v menu zprávy (na počítači v horním pruhu ikonek) je Move to inbox.¨
Extrémně užitečné je, že můžete vytvářet filtry, které automaticky archivují došlé zprávy podle určitého kritéria.
Smazání
Osobně zprávy v Gmailu prakticky nikdy nemažu, tedy zejména ne ty došlé. Ale můžete to dělat. Smazání přesune předmětnou zprávu do Koše(Trash) kde zůstane po dobu 30 dní a poté bude nevratně odstraněna.
Z Koše zprávu můžete vylovit zpět do došlé pošty, ale jakmile vyprší zmíněných 30 dní, tak už nikoliv.
Kdy používat co?
Primárně je vhodné archivovat, zejména pokud máte Gmail s dostatkem místa. Mazat můžete kdykoliv později, v okamžiku kdy místo dochází.
Mazání je dobré jen tehdy, když jste si jisti, že došlou zprávu určitě nikdy k ničemu nebude třeba. Typicky to mohou být spamy, reklama, omylem obdržené věci.
Mazání je nutné v okamžiku, kdy vám dochází místo. Nebo se držet nějakých pravidel, například mazat zprávy starší pěti let každého půl roku.
Další tipy týkající se Gmailu
-
TIP#1393: Jak v Gmailu vypnout (zapnout) „dynamické e-maily“. A co to vůbec je?
„Dynamic e-mails“ je čerstvě zpřístupněná funkčnost Gmailu, která přinesla do e-mailu AMP (a proto se také jmenuje AMP for Gmail) – Google se snaží v e-mailech zpřístupnit „programovatelné“ prostředí, které by e-maily…
-
TIP#1391: Jak se bránit šmírování při čtení e-mailu. Zastavte Superhuman a jemu podobné
Superhuman je poštovní klient, který se právě stal „slavným“ tím, že do e-mailů vkládal sledovací bod a poté umožňoval vidět zda příjemce e-mail otevřel (a také kdy ho otevřel, kolikrát ho otevřel a…
-
TIP#1360: Šablony (Předpřipravené odpovědi/Canned Replies) v Gmailu – K čemu jsou, jak vytvářet a hlavně, jak je opravovat?
Předpřipravené odpovědi (v angličtině canned replies) jsou jedna z extrémně užitečných funkcí v e-mailu – můžete ušetřit velké množství času všude tam, kde posíláte tu samou odpověď nebo kde se chystáte poslat…
-
Jak v Gmailu naplánovat odeslání e-mailu?
Potřebujete aby určitý e-mail byl odeslán v určitý den a hodinu? V Gmailu tohle dlouho nebylo možné přímo, ale čerstvá změna z dubna 2019 (Plánování e-mailů k odesláni) tuto funkčnost doplnila. Při…
-
TIP#1243: Jak v Gmailu najít e-maily, které mají největší přílohy?
Dochází vám prostor v Gmailu? Budete nejspíš muset trochu uklízet a jak už to tak bývá, nejrychlejší úklid je ten, kdy najdete e-maily s největšími přílohami a ty odstraníte (případně si je…
-
TIP#1154: Co je to hlavička e-mailu, jak ji mohu získat a k čemu je to dobré?
Elektronická pošta (e-mail) se přes Internet přenáší jako textové soubory a vedle samotného textu e-mailu a příloh (ty se pro přenos mění také v textové soubory) je součástí přenosu každé zprávy i…
-
TIP#1140: Jak v Gmailu uložit zprávu do podoby EML souboru?
EML je souborový formát pro ukládání elektronické pošty. Byť tedy on to až tak formát není, ve skutečnosti je to přirozená podoba e-mailu – obsahující jak všechny hlavičky, tak vlastní text e-mailu.…
-
TIP#1118: Jak používat účet v Gmailu s Microsoft Outlookem?
Vlastně na tomhle tipu není nic až tak zázračného. Microsoft Outlook (coby poštovní klient) umí POP3 a IMAP a tím pádem je možné ho používat pro připojení k jakémukoliv poštovnímu serveru a…
-
TIP#1103: Jaká má Gmail omezení? Co se stane, když je překročíte?
Pokud používáte Gmail (nebo GSuite, původní Google Apps), měli byste vždy brát na zřetel omezení týkající se různorodých operací a činností. Pokud některé z nich přerušíte, tak vám Google znemožní například odesílat…
-
TIP#1102: Jak zálohovat kontakty z Gmailu, Outlooku či dalších poštovních programů a služeb?
Už poměrně dávno vyšel tip Jak na správu a (hlavně) zálohování kontaktů v mobilním telefonu?. Řešil to, jak si kontakty vytvářené v telefonu zálohovat, abyste o ně nepřišli, když vám (například) odejde telefon,…
-
TIP#1024: Jak přenést kontakty mezi poštovními programy? Například z Outlook Express do Gmailu
Před pár týdny jsem způsobil to, že jeden zdejší čtenář po letech opustil miniaturní poštovní schránku u (bývalého) Internet Online a přešel na Gmail. Přestávala mu stačit (a ano, výsledkem byl tip…
-
TIP#992: Co dělat, když mi lidé nemohou posílat e-maily a vrací se jim s „over quota“?
Někdy o víkendu psal s prosbou o pomoc člověk – má e-mail, ale lidé co mu posílají e-maily mu je nemohou poslat, vrací se jim s over quota. Tazatel psal, že „poštu…
-
TIP#988: Jak na Inbox zero. Co si počít se záplavou e-mailů aneb o co se pokusit v roce 2018
O Inbox Zero tu už pojednává tip Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják? jehož hlavní podstatou je, že „inbox zero“ neznamená, že máte v došlé poště nula…
-
Jak posláním e-mailu založit úkol (kartu) v Trello?
Po mnoha a mnoha letech pokusů s různorodými úkolník a několika kol pokusů s Trello jsem nakonec právě Trello začal (tak nějak) používat. Zčásti i proto, že jsem si mezitím něco podobného…
-
TIP#786: Jak se přihlásit k více Google účtům? A jak se mezi nimi přepínat?
Než prozradím jak otázky z titulku řešit v jednom prohlížeči tak řeknu jednu podstatnou věc – osobně tohle řeším hlavně tak, že mám více profilů Chrome (Firefoxu, atd) a v každém profilu…
