TIP#1360: Šablony (Předpřipravené odpovědi/Canned Replies) v Gmailu – K čemu jsou, jak vytvářet a hlavně, jak je opravovat?

Předpřipravené odpovědi (v angličtině canned replies) jsou jedna z extrémně užitečných funkcí v e-mailu – můžete ušetřit velké množství času všude tam, kde posíláte tu samou odpověď nebo kde se chystáte poslat hodně krát tentýž nový e-mail. Hodí se i tam, kde chcete často do e-mailu vkládat opakující se text.  Jediná vada je, že neznámo proč tohle Google stále nedotáhl do uživatelsky přívětivé podoby.

Vytvoření nové předpřipravené odpovědi – začnete psát novou zprávu a napište text i předmět – je to jediná cesta jak vytvořit novou předpřipravenou odpověď. Až bude vše připravené k uložení (pozor,  nenechávejte v textu automaticky přidávaný podpis), tak vpravo dole klikněte na tři svislé tečky pro vyvolání menu a pokračujte -> Předpřipravené odpovědi -> Uložit koncept jako šablonu – Uložit jako novou šablonu. Dejte jí jméno a máte novou šablonu.

Předpřipravené odpovědi mohou obsahovat text a veškeré možnosti formátování (včetně možnosti vložení HTML textu). Pokud vložíte obrázky, budou v šabloně uloženy také.

Použití předpřipravené odpovědi spočívá opět ve vyvolání menu -> Předpřipravené odpovědí -> a následném výběru z šablon zde uvedených. Vloží se tam kde máte kurzor a nenahrazuje co už v rozepsaném mailu případně máte.

Smazání předpřipravené šablony je v menu -> Předpřipravené šablony -> Smazat Šablonu. Tam stačí vybrat, kterou chcete smazat. Pozor, neumí ji vrátit zpět, smazání je nenávratné.

Oprava předpřipravené šablony je to, kde by to potřebovalo trochu uživatelské přívětivosti. Musíte začít tím, že začnete psát nový e-mail a pak pomocí použití předpřipravené šablony do něj natáhnete šablonu – následně můžete opravovat (nezapomeňte opět na případnou nutnost smazat automaticky přidaný podpis). Jakmile budete chtít změněné uložit, tak opět menu -> Předpřipravené šablony -> Uložit koncept jako šablonu -> a tady si vyberte onu existující šablonu pro přepsání.

POZOR: Předpřipravené odpovědi je nutné povolit – to se děje v menu vyvolaném ozubeným kolem -> Nastaveni/Settings. Ve starších verzích Gmailu se povolovalo v Labs -> Canned Responses, ale později se tato funkčnost stala klasickou součástí, takže povolení hledejte v Advanced/Rozšířené -. Canned Responses (Templates)/Předpřipravené odpovědi (šablony).

Vedle výše popsané ručního využití je možné předpřipravené odpovědi používat ve spojení s filtry – stačí si vytvořit filtr a v odpovědi použít určitou šablonu. Stejně tak se mohou předpřipravené odpovědi objevovat v podobě Smart Reply – v češtině je ale něco takového málo pravděpodobné.

Šablony (předpřipravené odpovědi) se ukládají „v Gmailu“, takže pokud budete mít na mobilním zařízení aplikaci Gmailu, budete mít k dispozici stejné šablony jako na počítači.

TIP: Jak si zjednodušit psaní? Programy pro makra a zkratky na klávesnici se může hodně hodit, pokud chcete vytvářet pokročilejší „šablony“.

Další tipy týkající se Gmailu

Elektronická pošta Gmail Google Pošta