Z řady tipů zde na @365tipu se dá zjistit, jakým způsobem „zakládám“ nové projekty, což je většinou něco jako další (hlavně sociální, obsahové či marketingové) aktivity, ať už vlastní, nebo pro klienta. A protože od května 2016 začínám dělat sociální a internetové aktivity pro Pet Center, tak je dobrý moment udělat takový nějaký užitečný „jízdní řád“, který vám ukáže co to obnáší. Dodám ještě, že platí pro věci, které mají být dlouhodobější, ne jednorázové. A jak titulek napovídá, bude to mít různá pokračování.
Absolutní nutný základ
Především, to první a nepostradatelné, založím si Google účet. To proto, abych mohl udělat druhé nepostradatelné, vytvořit si profil v Chrome, ve kterém bude probíhat vše co se aktivity/klienta týká (detailněji viz Díl (8). Profily v prohlížeči Chrome). To proto, abych to mohl oddělit od ostatních aktivit, mělo to vlastní oblíbené, historii v prohlížeči, vlastní hesla, prostě všechno. Ten Google účet pak slouží k tomu, aby stejný profil mohl být synchronizovaný na mé další počítače, tablety či mobily. V Chrome je navíc potřeba změnit jedno podstatné nastavení, „Při spuštění“ nastavit na „Pokračovat tam, kde jste přestali“.
Účet projektu poté případně použiji pro Správce hesel (Bitwarded), který se bude starat o všechna ukládaná hesla. Zajistí i to, že v jakémkoliv dalším profilu v Chrome (co se přihlásí pod účtem projektu) budou hesla k dispozici (vedle hesel, která ukládá Chrome, nechávám to takto dvojitě). Pokud existují nějaká zásadní hesla nebo účty, jistí je dvoufaktor. Buď přes SMS nebo přes AUTHY v mobilním telefonu. LastPass poslouží i pro případné generování hesel (též viz Správce hesel vám pomůže nejenom si hesla pamatovat, ale také zlepší bezpečí).
Zakládám i několik klasických dokumentů (převážně v Google Docs) pro záznam toho co se na projektu dělalo (z toho vznikají faktury a je to tabulka), toho co se má dělat (TODO je v klasickém dokumentu s nějakou vyhovující strukturou). A kupodivu v klasickém Excelu (synchronizaci mi řeší to že je v Google Drive) si udržují přehled o všech podstatných věcech jaké účty jsou kde založené a podobně.
[05.10.17] Tady od roku 2016 došlo k jedné změně, úkolníkem se stalo Trello. A někdy později ještě podklady pro faktury převzal Fakturoid a TODO z Trello přešlo do Apple Připomínek.
Ve většině případů slouží k e-mailování mé klasické vlastní e-maily (řeší to mé vlastní Google Apps a všechno čistě přes prohlížeč nebo v mobilních zařízeních). Pokud je to někde potřeba, tak tam funguje samostatný e-mail, jako třeba právě u @365tipů a vše se řeší v příslušném profilu v prohlížeči a je-li to nutné, tak se e-mail přidá i do tabletu nebo mobilu (což zrovna u @365tipů není potřeba).
V případech kdy s projektem přichází e-mail u klienta a ten vyžaduje komunikaci v něm, tak to opět probíhá v samostatném profilu v prohlížeči, připojením e-mailů do tabletu/mobilu a pokud je to potřeba tak napojením Mozilly Thunderbird coby offline poštovního klienta (mám jak na počítači, tak na notebooku). V mobilu to řeší klasicky připojení mailu do Androidu, v tabletu do iOSu – v obou případech snadné řešení (IMAP dost podmínkou. ale to pro Thunderbird také). Má-li klient Microsoft Exchange, tak je jednodušší použít Microsoft Outlook (mám koupený komplet Office 2010, takže žádný problém nevzniká).
Tady je ještě jedna zvláštnost, podobné věci jako e-maily si většinou nechávám jenom v notebooku a tabletu, do mého klasického počítače doma ani do mobilu je nedávám, ale v historii jsou výjimky, které byly hodně náročné a intenzivní i „mimo pracovní dobu“.
Cloudové úložiště
V mém vlastním byl dříve Dropbox, ale ztratil smysl a použitelnost, takže vše se řeší v Google Workspace (Disku Google) – tam si vytvořím složku pro daný projekt, bude sloužit pro všechno potřebné, ukládání souborů co k projektu patří, sdílení souborů s dalšími lidmi, práci na dokumentech v reálném čase (proto i ten Disk Google).
Můžete využívat Disk Google vázaný k účtu projektu, ale pro můj styl práce je jednodušší když se používají mé vlastní účty, mám Google Apps a v nich TB místa, takže nemusím nic moc řešit. Tady nezapomeňte, že je potřeba dbát na to, abyste do cloudových úložišť nedávali věci, které tam nepatří (stejně jako nechávali podstatné věci jen v konkrétních mailech).
Případné vlastní úložiště patřící k účtu projektu dobře poslouží i v okamžiku, kdy chcete něco veřejně sdílet (dát ke stažení). U @365tipů to sloužilo třeba pro zdejší Kalendář IT/C akcí. Ten mimochodem v roce 2022 přešel na FeedIT.cz.
Dropbox zajišťoval i to, že se všechny soubory synchronizují mezi počítačem a notebookem a kdykoliv je potřebují, tak je mohu mít v mobilním telefonu (Android) či tabletu (což je iOS). Dost podstatné. A nezapomeňme, že většinou řeším věci jako sociální sítě, psaní obsahu a spoustu dalšího obsahu. S rychlejším interentem a neomezeným mobilním internetem tohle ztratilo na významu a vše jede v Google Workspace a tamní Disk Google se synchronizuje jenom do mého hlavního počítače.
Dropbox ještě pomáhal i tomu, že mobilu (mobilů) a tabletu se pořízené fotografie (zpravidla rovnou používané pro sociální sítě) dostávají do počítače a zůstávají uložené v „cloudu“. Ale o tom jsem vlastně nedávno pouštěl tip Jak snadno z mobilu používaného pro sociální marketing dostat fotky a další obsah?
Po přechodu na iPhone tohle řeší iCloud (včetně toho chronicky nefunkčního pro Windows) a často i využití MacBooku či iPadu právě pro fotky a videa nefocená na iPhone.
POKRAČOVÁNÍ? Jasně že ano
- Krok za krokem (2) Sociální sítě
- Krok za krokem (3) různorodé PC software a hardware
- Malá odbočka: V Jak se zbavit příliš dlouhého seznamu úkolů? Prokrastinací určitě ne
- Krok za krokem (4) Objevování a zpracovávání obsahu a témat
- Udělejte si inventuru obsahu do přehledného seznamu a ten poté používejte pro opakované sdílení
- Krok za krokem (5) (Nepostradatelné) Online služby
- Krok za krokem (6): Kolik času zabere @365tipů? S čím počítat, pokud chcete blog?
- Krok za krokem (7): Jak řeším obrázky pro (nejenom) @365tipu
- Malá odbočka: Jak na Inbox zero. Co si počít se záplavou e-mailů aneb o co se pokusit v roce 2018.
