TIP#2435: Pokud někomu chcete poprvé nasdílet dokument v Disku Google, nedělejte to jen tamním sdílením
Pokud chcete někomu nasdílet dokument/tabulku/prezentaci/soubor či složku na Disku Google/Google Drive tak zpravidla prostě vyvoláte sdílení (share) přidáte do seznamu těch co mají mít přístup nového člověka, do políčka pro zprávu napíšete nějaký ten text, informaci, proč to sdílíte a prostě odešlete, aktivujete sdílení.
TIP#1364: Jak na sdílení dokumentů v Google? Pozor na sdílení přes volně využitelný odkaz
Nechci tvrdit že jedině GDPR by mělo být zásadním důvodem proč velmi pečlivě zvažovat, zda využijete v Google Docs (Sheets, Disku, atd) sdílení s pomoci volně použitelného odkazu. Pečlivě byste to měli zvažovat hlavně proto, že kdokoliv takový odkaz získá ho může využití. Což znamená i to, že to rozhodně nemusí být někdo komu jste přístup dát chtěli. Včetně toho, že se takto nasdílené dokumenty mohou dostat do vyhledávání.
Jak ve Windows otevírat DOC/DOCX soubory v Google Docs/Google Suite?
Neuvěříte. ale je to překvapivě jednoduché. Nainstalujte si do rozšíření Chrome Úpravy souborů Office, zajistí vám otevřené souborů z Office v Google Suite/Google Docs v okamžiku, kdy je budete chtít otevírat v Chrome. Přidejte i rozšíření Google Docs, Sheets a Slides.
TIP#1140: Jak v Gmailu uložit zprávu do podoby EML souboru?
EML je souborový formát pro ukládání elektronické pošty. Byť tedy on to až tak formát není, ve skutečnosti je to přirozená podoba e-mailu – obsahující jak všechny hlavičky, tak vlastní text e-mailu. Formát samotný je čistě textový, to jen pro pořádek.
TIP#1103: Jaká má Gmail omezení? Co se stane, když je překročíte?
Pokud používáte Gmail (nebo GSuite, původní Google Apps), měli byste vždy brát na zřetel omezení týkající se různorodých operací a činností. Pokud některé z nich přerušíte, tak vám Google znemožní například odesílat e-mail na dalších 24 hodin. Pokud je budete překračovat opakovaně, můžete o účet v Gmailu přijít.
TIP#946: Jak zjistím co všechno v Google Disku (Docs) sdílím s určitým člověkem či veřejně? A jak to sdílení odstranit?
Pokud používáte delší dobu Google Disk (nebo Dokumenty Google), tak jste asi za ten čas nasbírali záplavu různorodě zpřístupněných dokumentů i složek pro řadu lidí. Jako každé síťové (cloudové) úložiště s přístupovými právy je zde občas schována poněkud časovaná bomba. A také to často znamená, že lidé ani firmy moc neřeší, že některé dokumenty už možná pro některé lidi nemají být dostupné. Třeba v okamžiku, když někdo z firmy odejde, nebo s někým přestanete spolupracovat.
TIP#704: Jak funguje potvrzení o přečtení u e-mailů? A proč ho nepoužívat.
Možná jste to zaregistrovali. E-maily mají možnost zapnout dvě “žádosti” o potvrzení. Potvrzení o “doručení” a potvrzení o “přečtení”. To první teoreticky umožní zjistit, jestli e-mail dorazil do “cílové” poštovní schránky, ve skutečnosti se na to nedá vůbec spolehnout a vůbec to nemusí znamenat, že mail dorazil kam měl. To druhé by mělo znamenat, že zjistíte, kdy si příjemce e-mail otevřel.
Čím ve Windows 10 nahradit Windows Essentials?
Osobně jsem Windows Essentials kdysi nainstaloval, abych posléze zjistil, že je vlastně k ničemu nepotřebuji a že, jak jinak, zabírají dost neuvěřitelné množství místa. Takže později, při občasném velkém úklidu, došlo na odinstalaci a do Windows 10 to ani nepřežily. Pokud je ale používáte, tak byste měli vědět, že končí k 10. lednu 2017. Ale také to, že některé jejich součástí už ve Windows 10 ani nefungují.
TIP#552: Jaké kalendářové aplikace si můžete pořídit?
Velkou kalendářovou trojku určitě znáte – Google Kalendář (web, Android, iOS), Apple Calendar (Web, Mac, iOS) a Microsoft Outlook (Windows, Mac, Android, iOS). Zatímco první dvě můžete mít zdarma, ten od Microsoftu stojí peníze. Jenže, svět je plný kalendářů a kalendářových aplikací, takže pokud prostě chcete být jiní, máme možnost. A měl bych dodat, pokud používáte Thunderbird, tak i ten má kalendář.
TIP#546: Jak řeším nové projekty, vlastní i pro klienty. Krok za krokem (5) (Nepostradatelné) Online služby
Moc času není, tak se tohle snad podaří napsat krátké, hutné a výstižné. V pátém pokračování krok za krokem půjde o online služby, tedy ty věci, které pro věci které dělám (ať už vlastní nebo pro někoho), považuji za zásadní. O mnoha z nich je na @365tipů řeč a asi se všechny ty jednotlivé tipy dají najít přes štítek Online služby. Ale chci vybrat opravdu jenom ty klíčové.
TIP#525: Jak z Gmailu či Google Apps dostat e-mailové adresy ze všech (či vybraných) emailů?
Představme si, že bych potřeboval obeslat všechny PR agentury a PR lidi co posílají tiskové zprávy na FeedIT.cz s nějakým důležitým oznámením. Zní to jednoduše, ale až tak jednoduché to není. Všechny tiskové zprávy na FeedIT.cz chodí sice na jednu adresu (info(z)feedit.cz), ale nikdy nebyly ukládané do kontaktů, takže odesílatelé jsou přítomni pouze v e-mailech. A ty je teď potřeba získat a moci vložit do nějakého dalšího systému pro rozeslání.
TIP#511: Jak synchronizovat kalendáře v Outlooku/Exchange a Google Apps/Gmailu
Po delší době opět mám klienta, který používá Microsoft Exchange, takže mimo jiné přišel do hry opět Outlook (přeci jenom, k Exchange se sice dá přistupovat přes Thunderbird, ale není to ono). A také se objevil obvyklý problém – mám vlastní kalendář v Google Apps a tím pádem všude (počítač, notebook, tablet, mobil, atd) a u klienta je další kalendář v Exchange. A protože je potřeba aby u klienta věděli kdy mám volno pro schůzky, tak je potřeba opět vrátit do hry synchronizaci.
TIP#491: Jak řeším nové projekty, vlastní i pro klienty. Krok za krokem (1) základy
Z řady tipů zde na @365tipu se dá zjistit, jakým způsobem “zakládám” nové projekty, což je většinou něco jako další (hlavně sociální, obsahové či marketingové) aktivity, ať už vlastní, nebo pro klienta. A protože od května 2016 začínám dělat sociální a internetové aktivity pro Pet Center, tak je dobrý moment udělat takový nějaký užitečný “jízdní řád”, který vám ukáže co to obnáší. Dodám ještě, že platí pro věci, které mají být dlouhodobější, ne jednorázové. A jak titulek napovídá, bude to mít různá pokračování.
TIP#487: Jak v Gmailu (Google Apps) využívat + (a tečky) v e-mail adrese
Možná to nevíte, ale pokud máte Gmail či Google Apps, ta´k můžete ke svému e-mailu pomocí plus přidat cokoliv. Třeba něco jako “medvidekpu+cokoliv@gmail.com“. Pořád to bude fungovat, ale pomocí filtrů si pak takto došlou poštu můžete třídit. Stále platí i to, že můžete v mailu používat tečky, takže medvidek.pu je totéž jako medvidekpu.
TIP#454: Jak zálohovat poštovní schránku? Jak stáhnout všechny e-maily do počítače?
Marek Patasi se před pár dny ptal, jak by si mohl zálohovat Gmail (a ideálně tak, aby v záloze mohl i hledat) aby v něm pak mohl udělat velký úklid. Samozřejmě, “zálohovat” je dost široký pojem, ale nejjednodušší řešení může být to, že si pořídíte nějaký poštovní program (Mozilla Thunderbird, Outlook, Mail na MACu atd), připojíte si ho k účtu na Gmailu a necháte si do počítače pořídit kopii všeho, co na vašem gMailu je. Pak si můžete stažená data zazálohovat a vyčistit váš Gmail.
TIP#445: Přizpůsobte si Aplikace Google (App Launcher) v Gmailu/Google
Možná to ani netušíte, ale když jste (například) přihlášení do Gmailu, tak vpravo nahoře, vedle vašeho profilového obrázku a ikonky pro upozornění máte něco co vypadá jako 3×3 tečky. Jmenuje se to App Launcher, tedy něco jako spouštět aplikací. A je to menu ke “všem” aplikacím, které v Google máte.
TIP#405: Google Drive umí symbolické odkazy. Hodně se vám to může hodit
Pokud používáte Google Drive (Disk Google, Google Docs), tak by se vám mohlo hodně hodit, že umí symbolické odkazy (symbolic links). Ty nejčastěji využijete tak, že do jiné složky můžete umístit odkaz na soubor či složku, aniž byste vytvářeli další kopii.
Jak připojit do Windows 10 kalendáře z Google, iCloudu, Outlooku či odjinud?
Ve Windows 10 je kalendářová aplikace (jmenuje se Kalendář, jak jinak), kterou můžete používat samostatně, tj. bez napojení na cokoliv dalšího, nebo si ji propojit s kalendářem, který máte někde jinde. Ono “samostatné” použití bude případně obnášet to, že váš kalendář bude napojený na váš účet od Microsoftu, takže pokud budete mít Windows Phone, mělo by to řešit vše potřebné co se synchronizace týče.
TIP#197: Co všechno najdete v Google Docs? Nahradí Microsoft Office?
Možná se vám bude zdát divné hovořit “jenom” o Google Docs, ale zatím se stále setkávám s tím, že se dost často netuší, které užitečné věci se v Google Docs skrývají. A nejenom užitečné, ale také dostupné zadarmo – protože k tomu abyste Google Docs (Dokumenty Google) mohli používat stačí mít účet u Google. Což obnáší buď založení si účtu v Gmailu (zdarma), založení si účtu s vlastním e-mailem (zdarma) nebo placené Google Apps (mají i školské licence a podobné věci).
TIP#195: Jak si založit identitu (účet) u Google na vlastní e-mail? Může se hodit pro řadu služeb od Google
Pokud chcete používat Google Analytics, Google Tag Manager, Google Docs (třeba proto, že vám někdo chce sdílet dokumenty, na kterých budete společně pracovat) a řadu dalších služeb od Google (včetně třeba profilů v Chrome, atd), tak máte tři možnosti.
Založit si účet v Gmailu, používat placené Google Apps nebo založit si účet (lépe řečeno identitu) pod vlastním již existujícím e-mailem a ke všem službám od Google se přihlašovat přes něj. Popravdě, ještě máte další možnost, tedy přiřadit váš skutečný e-mail k nějaké existujícímu účtu Gmailu nebo Google Apps, ale tuto variantu si nechejme na jindy.
TIP#150: Jak dostanu do Gmailu poštu z dalších poštovních účtů?
Při nedávném sbírání názorů na to, jakého poštovního klienta zvolit pro Windows 8 (vrátí se jako pozdější tip) se objevila správná poznámka, že je možné využít Gmail (Google Apps) a jiné poštovní účty dostat sem a poté používat klasické webové rozhraní jako poštovního klienta i pro další schránky. Což má stejnou výhodu jako když použijete dobrého poštovního klienta a do něj připojíte všechny účty – máte je pohromadě na jednom místě. A tady, navíc, vše jako jednu poštu, kde jiné e-maily můžete mít roztříděné podle štítků.
Než se dozvíte jak to udělat, tak je dobré vědět co nejde udělat. Nemůžete si bohužel do Gmailu napojit poštovní schránky přes IMAP, stejně jako tam nemůžete napojit poštu z Microsoft Exchange – napojení je totiž možné jenom přes POP3 protokol, takže napojované schránky musí tento protokol mít povolený/použitelný.