V Jak psát správně e-maily (korespondenci e-mailem) a komunikaci přes sociální sítě jsme někdy před mnoha a mnoha měsíci řešili, jak e-maily psát. Je čas se k tématu práce s e-maily vrátit, nejenom jednou, protože řada věci zůstala nezodpovězena. Zejména tak, jak na e-maily odpovídat.
Možná budete mít jiný názor, ale můj osvědčený způsobem práce s příchozí poštou je odpovídat tak rychle jak je to možné. Ideálně ihned, jakmile e-mail dorazí (pokud jsem u e-mailu a mám čas reagovat). Pokud to není možné, tak opravdu co nejdříve. První užitečné pravidlo, které ale někomu nemusí vyhovovat a bude si třeba vyhrazovat určitou část dne na vyřizování e-mailů. Osobně to ale nedoporučím.
Pokuste se maximální množství došlých e-mailů vyřídit a uzavřít. Zní to sice zvláštně, ale řada e-mailů které dostanete, budou jenom o tom, že vyžadují krátkou a snadnou odpověď nebo přeposlání. Nenechávejte si něco takového na pozdější dobu. Sem patří i dřívější tip Co dělat, když v práci dostanu e-mail, se kterým si nevím rady?.
Měli byste vědět, že osobně na Inbox Zero moc nehraji (viz Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják?), ale neznamená to, že by to nebyla ta dobrá cesta pro někoho jiného. Osobně mám tedy inbox poměrně dost plný, ale často používám pro rozlišení to, že nevyřízené věci zůstávají jako nepřečtené. Protože navíc používám Gmail, tak hojně archivují (věci co nevyžadují žádnou aktivitu nebo na ně bylo odpovězeno) a vyhledávám.
Neodpovídejte na e-maily zbytečně. Pokud někomu pravidelně posíláte například nějaké žádosti o aktualizaci a on vám (správně) vždy odpoví stručné „hotovo“ tak nedělejte tu chybu, že mu pokaždé budete děkovat. Tyhle zbytečné děkovačky stojí hodiny a hodiny ztraceného času.
Výše zmíněnou archivaci mailů, na které pouze reagujete, můžete snadno využít v tom, že je vlastně „odstraníte“ z Inboxu (došlé pošty) a ony se vám tam objeví opět až v okamžiku, kdy dorazí od druhé strany odpověď. Pokud nedorazí? No, tak to asi nebylo tak urgentní. Můžete to samozřejmě poněkud rozšířit o štítkování nebo konvertování e-mailu do úkolů.
TIP: Jasně, tohle je také jeden z těch tipů co v zásadě patří do GTD aneb jak prorazit prokrastinaci. Tak se nebojte tam po dočtení mrknout.
Pokud se budete ptát v jakém pořadí došlé maily vyřizovat? Jednoznačně staré dobré LIFO (Last in, first out), tedy to co poslední přišlo bude první vyřízeno. Důležité, protože se často stává, že starší věci mezitím byly vyřízeny nebo pozměněny. Pokud půjdete odzadu, na něco takového narazíte bohužel až pozdě.
Vyvarujte se používání BCC (slepé kopie) v odpovědích i přeposláních. BCC znamená, že se pokoušíte před určitými lidmi něco skrývat. BCC znamená, že se vám to dříve nebo později vymstí. Samozřejmě, tohle neplatí, pokud například rozesíláte tiskovou zprávu (viz Seznam adresátů se vždy dává do slepé kopie a Mám dávat do kopie e-mailu nadřízeného? Viditelně či snad ve slepé kopii?).
Stejně tak zapomeňte na to, že byste vůbec kdy používali potvrzení o přečtení a asi je vhodné připomenout i tip Kdy použít Odpovědět všem?, protože i tady platí „méně znamená více“. Jinými slovy, zbytečné adresáty odstraňujte. Stejně jako je vhodné odstraňovat zbytečně bobtnající přidávané podpisy a další smetí, které se při odpovědi či přeposlání přidává a přidává.
Věc, která je poměrně zásadní? Pokud na něco reagujete/odpovídáte, tak vždy odpovědí na původní e-mail. Nikdy to nedělejte novým e-mailem. Udržet konverzací (vlákno) je to nejdůležitější v e-mailu. Samostatně viz Proč je důležité v e-mailech držet konverzaci a na maily odpovídat (místo psaní nových)
Poslední doporučení? Pokud jste člověk s rozhodovací pravomocí, zkuste si se svými podřízenými nastavit pravidlo určující co znamená, když na e-mail neodpovídáte. Jestli to mají brát jako souhlas (po uplynutí určité doby). Jak často mají urgovat a jakým způsobem urgovat (eskalace mail -> telefon -> osobně). Hodně to může pomoci.
TIP: Výše popsané je velmi podstatné u generických/obecných mailů, o těch je ale řeč v Ale o tom více v Je dobré mít obecné e-maily jako info@, marketing@, obchod@, atd?
