TIP#720: Kdy použít Odpovědět všem? V zásadě nikdy. Byť …

Vyprávějí se o tom příběhy, někteří si to zažili. Apokalypsu způsobenou tím, že někdo použil Odpovědět všem (Reply All) a ti všichni další udělali totéž. Výsledkem byly zahlcené poštovní systémy, padající servery, neprůchozí připojení k Internetu. V těch méně divokých případech jen divoké výměny názorů.

Odpovědět na e-mail můžete na dva způsoby. Stisknout Odpovědět a tím odpovídat jenom tomu, kdo vám e-mail poslal. Nebo Odpovědět všem a odpověď pošlete všem, kdo v původním e-mailu by v adresátech (To) i v kopii (copy/carbon copy/CC).

POZNÁMKA: Odpovědět a odpovědět všem se ale například týká i Twitteru, kde sice žádné podobné rozlišovací „tlačítko“ není, ale když dáte-li Odpovědět (Reply), tak se vám do tweetu vloží nejenom ten kdo původní tweet napsal, ale všechny další @jména, která v něm byla. Což znamená, že i na Twitteru platí, že byste měli velmi pečlivě zvážít, jestli chcete vlastně obtěžovat všechny další lidí.

TIP: Co dalšího v e-mailu nedělat? Třeba nepoužívat potvrzení o přečtení. A když zkusíte zdejší štítek e-mail, tak najdete určitě ještě leccos dalšího. Třeba tu jednu důležitou, extrémně důležitou, tedy že první věc, co musíte ochránit dvoufaktorovým ověřením, je váš e-mail. Smrtelně. Vážně.

Ve všech případech platí, že Odpovědět všem je nutné používat velmi opatrně. V zásadě je to jen rychlejší cesta jek si předvyplnit adresáty, které byste poté měli promazat. Tak aby tam byli opravdu jenom ti lidé, kteří opravdu (ale opravu) mají vaši odpověď dostat.

Ještě nebezpečnější může být, pokud si nevšimnete v adresách nějakého toho seznamu (list, distribution list) a začnete do kopií přidávat další a další lidi, kteří už tak jako tak v onom seznamu jsou. Nebo vám nedojde, že odpověď určena jenom jednomu člověku půjde ještě na desítky až tisíce dalších.

TIP: V #PRTIPY najdete Seznam adresátů se vždy dává do slepé kopie. Opakuji, vždy do slepé kopie týkající se dalšího možného úletu, rozeslání tiskové zprávy na stovky adres, které nedáte do slepé kopie. Čímž budou vidět u všech příjemců, načež někteří z nich neodolají a pomocí Odpovědět všem dají odesílateli či odesílatelce najevo jak je vlastně „blbá“. A pak to třeba jede několik dní.

A chcete-li pokračovat něčím dalším, tak zkuste Jak odpovídat na e-maily? Rychle? Průběžně? Dávkově? Vůbec? nebo Mám dávat do kopie e-mailu nadřízeného? Viditelně či snad ve slepé kopii?