TIP#793: Mám dávat do kopie e-mailu nadřízeného? Viditelně či snad ve slepé kopii?

Tohle je takový docela dost zapeklitý problém. Řešíte v e-emailu něco pracovního a přidáte do kopie nadřízeného, vašeho, případně nadřízeného toho, komu mail píšete. Na jednu stranu něco zcela normálního a běžného, prostě máte za to, že je vhodné nadřízeného (či nadřízené) informovat o dění. Na druhou stranu něco, co druhá strana může chápat velmi špatně. Coby podraz, výraz nedůvěry, bonz.

TIP: E-mailů v práci se tu týká pár dalších užitečných tipů: Jak odpovídat na e-maily? Rychle? Průběžně? Dávkově? Vůbec? a Co dělat, když v práci dostanu e-mail, se kterým si nevím rady?. Ale ještě více třeba Kdy použít Odpovědět všem? V zásadě nikdy. Byť … a možná byste si je měli přečíst i tomuto dalšímu tipu

Především, pokud už dáváte do CC kohokoliv (a je jedno jestli to je zrovna nadřízený), tak by k tomu měl být skutečně dobrý důvod. Hodně dobrý důvod. Budete-li na všechny strany posílat „kopie“ vašich e-mailů, tak moc neprospějete – maximálně se postaráte o ještě větší zahlcení e-mailů řady lidí.

Pokud budete do každého mailu přidávat nadřízeného, tak to skutečně v řadě případů bude způsobovat problém – ten druhý člověk, či lidé, se opravdu nebudou cítit dobře a postaráte se o to, že vám budou méně věřit.  Což je zčásti nevyhnutelné (prostě bonzujete šéfovi či šéfce), ale zčásti je vhodné tomu pomocí tím, že do kopie šéfa dáte až v okamžik, kdy je to bezpodmínečně nutné.

Možná si říkáte, že byste ho tam mohli dát ve slepé kopii. Na první pohled skvělé, protože ostatní nebudou vědět, že jste to také předali šéfstvu. Reálně je to to nejhorší co můžete udělat, chováte se totiž absolutně netransparentně a dříve nebo později se stane to, že váš šéf prostě na takovéto e-maily odpoví či je přepošle. A bude vidět, že jste mu tajně něco posílali.

Chcete-li tedy jasné doporučení, vyvarujte se přidávání šéfů do komunikace, byť to děláte v dobré víře a nic špatného tím nemyslíte. Přidávejte je až v okamžiku, kdy je nutné aby zasáhli nebo věděli, co se děje. Řešit pracovní věci byste tak jako tak měli být schopni vy a vaši kolegové společně, na případné připomínky a vyjasnění je daleko lepší se vydat při nějaké společné poradě.

Zbytečným a nadměrným přidáváním šéfů vyvoláváte jednoznačně pocit, že nevěříte tomu, komu píšete. Což, ať chcete nebo ne, bude mít v dlouhodobém důsledku zásadní vliv na celou firmu jako takovou – lidé budou méně věřit, že funguje. Což je, jak jistě víme, častý problém i u firem kde šéfové vyznávají mikromanagement a zásadně se vkládají do všeho, aniž by dávali lidem samostatnost (a odpovědnost).

Pokud nechcete příliš věřit tomu popsanému výše, což plyne z pár desítek let osobních zkušeností, tak mohu nabídnout dobrý CC’ing the Boss on Email Makes Employees Feel Less Trusted kde se na celý problém dívají ještě z úhlu transparentnosti a také používání pomůcek jako je Slack či Yammer. Kde sice není přímo přítomen onen efekt „přidal jsem do CC šéfa“, ale v vše funguje na „zcela“ transparentním principu. Na závěr je zdůrazněna i další dost podstatná věc, tedy to že je nevhodné aby transparentnost působila jako cesta jak monitorovat výkon a chování lidí v týmech.

Reklamy