TIP#1559: Deset pravidel jak psát e-maily, aby je příjemci četli a pochopili

Zlé jazyky tvrdí, že desatera jsou nejúspěšnější, nečtenější a nejvyhledávanější což je dobrý důvod k tomu zpracovat dřívější  Jak psát správně e-maily (korespondenci e-mailem) a komunikaci přes sociální sítě trochu jinak. Méně technicky.

Pravidlo první držte to zkrátka a to podstatně vybalte hned na počátku. To krátké znamená možná maximálně pět vět. Odstavce dělejte co nejkratší, pokud musíte psát delší e-mail. Taky to může znamenat, že by e-mail neměl být tak dlouhý, aby bylo nutné začít rolovat. Nepoužívejte žádné extra fonty, neměňte velikost, zapomeňte na barvičky. Zapomeňte na nějaké zdvořilostní hlouposti na začátku mailu. opravdu jděte rovnou na věc.

Pravidlo druhé chcete-li získat odpověď na otázku, tak se na tu otázku jasně zeptejte. Můžete zkusit zahrnout i různé formulářové vychytávky, ale nepočítejte s tím, že by to fungovalo mimo firmu.

Pravidlo třetí je už popsané v Na některé e-maily či zprávy z chatu je nejlepší odpovědět zatelefonováním. A je možné ho ve skutečnosti poněkud rozšířit. Pokud je možné něco vyřídit ústně/osobně, tak to rozhodně udělejte. Výjimky mají pouze introverti, pro které je psaní e-mailů vysvobozením.

Pravidlo čtvrté se bude hodit i v e-mail marketingu. Velmi dobře zvolte předmět e-mailum protože ten rozhodne o tom, jestli si váš e-mail vůbec někdo otevře. Musí být krátký, jít hned na věc, jasně vyjádřit o co jde. Nikdy nepodvádějte, takže rozhodně nepoužívejte RE: pokud to opravdu není odpověď. Do předmětu mimochodem nepatří samotná zpráva. Pokud je něco opravdu urgentní, tak to musíte dát vědět právě v předmětu a můžete použít i označení (příznak) urgentnosti v e-mailovém klientu, ale to nebude fungovat všude. Ale i tady platí, že byste neměli podvádět a neurgentní věci vydávat za urgentní. A mimochodem, předmět e-mailu nikdy nesmí být prázdný.

TIP: Patří do e-mailu animované GIFy (PNG)?

Pravidlo páté? Většina vašich e-mailů se bude číst na mobilních telefonech. Předmět se zobrazí zkráceně, samotný e-mail bude na malém displeji a čím kratší bude, tím lepší.

Pravidlo šesté je hodně důležité. Pokud odpovídáte, vždy zahrňte text mailu, na který odpovídáte. Nespoléhejte se na to, že příjemce má Gmail co umí dobře udržovat vlákna. Možná má Outlook co v tom zoufale selhává, možná má poštovního klienta co to neumí vůbec. Pro odpověď, samozřejmě, nikdy nepište nový e-mail.

Pravidlo sedmé se bude týkat podpisu. Přestaňte tam rvát obrázky (Obrázkové podpisy v mailu? V žádném případě) a udělejte je co nejkratší, protože je stejně skoro nikdo je nečte. Při odpovídání pozor aby váš e-mailový klient nepřidával znovu a znovu podpis.

Pravidlo osmé se týká zvaní na schůzky a je nesmírně důležité. Každý e-mail co zve na schůzku by měl obsahovat možnost pozvánku přidat do kalendáře. Nezapomeňte na vše důležité – datum, čas, místo, upřesnění místa (zasedačky), ale tady viz Posíláte pozvánku na schůzku? Na co byste neměli zapomenout?) a co se na schůzce bude řešit. Pozvánky se v žádném případě neposílají v grafické či PDF podobě (řeč je o tom na #PRTIPY v E-mail je především text, pozvánky na tiskové konference se neposílají jako obrázek. Neméně důležité je už popsáno v Nedáte-li mi schůzku do kalendáře, je málo pravděpodobné, že na ni dorazím. Jak na kalendáře v době počítačové?

Pravidlo deváté bude jedním z nejvíce problematických. Pokuste se omezit posílání příloh. Naučte se používat možnost kolaborace/sdílení dokumentů v Office365 či Google Docs. Když už musíte přílohy posílat, velmi pečlivě si hlídejte jejich velikost.

Pravidlo desáté je poměrně jednoduché. Nikdy nepoužívejte potvrzení o přečtení. Řeč je o tom už v Jak funguje potvrzení o přečtení u e-mailů? A proč ho nepoužívat. Ale ten zásadní důvod je, že je to nasírací.

A to je snad všechno. Každopádně, podmínka nutná je splněna, tipů je opravdu deset :)

TIP: ‣ GTD aneb jak prorazit prokrastinaci se vám možná bude hodit