Tohle určitě znáte, přijde vám (e-mailem) pozvánka na schůzku a je v ní napsáno „Zasedačka Modrá“. Nevšimnete si, odkliknete odsouhlasení a v den schůzky marně přemýšlíte, kde vlastně ta schůzka je. V tomto případě to alespoň vypadá, že někde jinde než u vás, protože vy žádnou zasedačku nemáte. Případně tam vůbec není uvedeno místo schůzky, takže můžete jenom hádat.
Uvést adresu místa schůzky je jedna z těch věcí, na které byste neměli zapomínat. Adresou je míněna ale opravdu adresa, tedy taková, která po kliknutí otevře správné místo v mapě a umožní navigaci. Čímž také umožní případnému asistentskému software včas připomenout nutnost odjezdu. Něco jako „v sídle firmy“ či „u nás“ opravdu nestačí. Zásadní chybou je do místa dávat název zasedací místnosti, tu je potřeba blokovat jinak.
Nedostatky vznikají i v předmětu pozvánky, nejčastěji v tom, že je po pár dnech velmi obtížné poznat o co jde, případně kdo se schází s kým a proč. Schůzka s předmětem „schůzka“ je prostě špatně. Dost pomáhá do předmětu dát jména hlavních aktérů, ať už firem nebo lidí. Nehodí-li se to, zkuste uvést alespoň téma schůzky.
Užitečnou věcí je i to, že se ujistíte, že všichni podstatní aktéři mají telefonní čísla a e-maily k dispozici. Není vůbec zbytečné je připsat do poznámky ke schůzce (zejména telefonní čísla), hodně to pomáhá když účastník nemůže najít místo či má zpoždění.
Neméně užitečné může být ujištění se před vlastní schůzkou, že se nic nezměnilo. Zejména je to vhodné u schůzek, které byly dohodnuty s velkým předstihem. Nikdo se nebude zlobit, pokud zavoláte či pošlete mail s ověřením. Ať už jste ten kdo zval a pošlete ujištění, že „ano, naše zítřejší schůzka v 14:00 se koná“. Nebo pokud jste zvaný a prostě se optáte, zda vše stále platí. Stejně tak to má význam tam, kde někoho z účastníků čeká dlouhá cesta.
TIP: Deset pravidel jak psát e-maily, aby je příjemci četli a pochopili
Je jasné, že výše uvedené hlavně platí hlavně tam, kde se nescházíte s kolegy v rámci téže firmy, kde to máte „přes chodbu“ do společné zasedačky.
Mimochodem, nedáte-li mi schůzku do kalendáře, je málo pravděpodobné, že na ni dorazím. Což je také jedna z podstatných věcí. Ujistit se, že pozvánku „někdo“ pošle.
Potřebujete schůzku zrušit? Moc s tím neotálejte, čím dříve to uděláte, tím lépe pro další účastníky. Rušit ji ale v momentě. kdy už vyrazili na cestu, to už bude hodně nešťastný nápad. Ale stát se to může. Jen si dejte pozor, abyste schůzky nerušili příliš často.
PS: Ano, po delší době je tento tip přírůstkem zdejší sekce ‣ GTD aneb jak prorazit prokrastinaci
