TIP#1421: Proč je důležité v e-mailech držet konverzaci a na maily odpovídat (místo psaní nových)

Je to hrozný zlozvyk. Někomu pošlete e-mail a místo toho aby dotyčný odpověděl (má na to tlačítko přímo v e-mailovém klientu), tak napíše nový mail. Co hůře, zpravidla v něm ani nezahrne váš původní e-mail. Možná poznáte na co vlastně reaguje, možná si to dohledáte, ale zabere vám to čas a je to otravná komplikace.

Vždy na e-maily odpovídejte. Nikdy nevytvářejte nový e-mail v okamžiku kdy existuje ten na který reagujete. Obzvlášť důležité je to v konverzacích zahrnujících více e-mailů.

Dnešní e-mailové aplikace (klienti) umí velmi spolehlivě spojovat konverzace do vláken a zásadně zjednodušit život při dohledávání předchozích reakcí. Je ale opravdu nutné, abyste odpovídali na e-maily a ideálně nezasahovali do předmětu.

Odpověď používejte i když chcete odpovědět jenom někomu (a případně pak znovu odpovědět někomu jinému s jiným obsahem). Ve všech případech se udrží vlákno (konverzace) a pokud další v pořadí budou také odpovídat na došlé maily, tak se vám správně zařadí v došlé poště.

Podívejte se i do Kdy použít Odpovědět všem? Zvažte, zda je nutné vždy použít Odpovědět všem/Reply to All.

Pár praktických tipů pro odpovídání

Zvažte při odpovídání i kolik z původních mailů (bývají zahrnuté pod tím kde právě píšete) zachováte. Jeden z zásadních zlozvyků je, že v rozsáhlých konverzacích tam lidé nechávají i věci velmi staré. Maily jsou pak nadměrně velké.  Minimálně tam ale nechávejte to, na co vlastně odpovídáte.

Pokud se rozhodnete odpovídat vpisováním do přijatého mailu, tak určitě zvolte nějaký způsob zvýraznění (barva, odrážky, kurzíva) a upozorněte na to, že jste něco takového udělali.

V případě příliš komplikovaného/dlouhého e-mailu je občas dobré zvážit rozdělit odpověď na více e-mailu podle témat. Pamatujte, že příliš dlouhé maily lidé zpravidla nečtou celé.

Další užitečné e-mailové tipy

Reklamy