Gmail má velmi užitečnou možnost archivace došlého e-mailu vedle klasické možnosti jeho smazání. A je dobré vědět, že se vyplatí používat právě onu první jmenovanou možnost.
Archivace
Archivace přesune e-mail do archivu, takže nebude vidět v došlé poště (Inbox) – můžete se k němu ale dostat přes Všechny zprávy, jde najít přes vyhledávání a protože může mít i štítky, tak se může objevit ve struktuře, kterou si možná v Gmailu vytvářet.
Šikovné je i to, že pokud se u archivovaného e-mailu objeví nějaké odpovědi či aktivity, tak se vrátí zpět do došlé pošty.
V mobilní aplikace je archivace, podobně jako na počítači, dostupná v podobě hranaté ikonky, která má uvnitř šipku – to se hodí pokud chceta archivovat víc zpráv, stačí j vybrat a pak použít ikonku. Jednu zprávu v aplikace snadno odhoďte do archivu pomoci swype.
Archivované zprávy je možné vrátit do inboxu (došlé pošty) tak, že je najdete (v Všechny zprávy či jinak a v menu zprávy (na počítači v horním pruhu ikonek) je Move to inbox.¨
Extrémně užitečné je, že můžete vytvářet filtry, které automaticky archivují došlé zprávy podle určitého kritéria.
Smazání
Osobně zprávy v Gmailu prakticky nikdy nemažu, tedy zejména ne ty došlé. Ale můžete to dělat. Smazání přesune předmětnou zprávu do Koše(Trash) kde zůstane po dobu 30 dní a poté bude nevratně odstraněna.
Z Koše zprávu můžete vylovit zpět do došlé pošty, ale jakmile vyprší zmíněných 30 dní, tak už nikoliv.
Kdy používat co?
Primárně je vhodné archivovat, zejména pokud máte Gmail s dostatkem místa. Mazat můžete kdykoliv později, v okamžiku kdy místo dochází.
Mazání je dobré jen tehdy, když jste si jisti, že došlou zprávu určitě nikdy k ničemu nebude třeba. Typicky to mohou být spamy, reklama, omylem obdržené věci.
Mazání je nutné v okamžiku, kdy vám dochází místo. Nebo se držet nějakých pravidel, například mazat zprávy starší pěti let každého půl roku.
Další tipy týkající se Gmailu
-
TIP#2971: Obtěžuje vás v Gmailu Gemini? Můžete to vypnout a mít klid
V mém Google WorkSpace vídám Gemini a občas ji i použiji (narozdíl od ChatGTP, kterou používám neustále). Gemini je umělá inteligence, co umí shrnout či psát e-maily. A možná i něco jiného.…
-
TIP#2890: Jak v Gmailu vysypat koš (a smazat v něm uchované e-maily co zabírají místo)
Klasický Gmail (neplacený) poskytuje 15 GB prostoru pro soubory, fotky a poštu. Velmi snadno tak dorazíte do momentu, kdy potřebuje uvolnit místo. Jednou z cest je promazat Gmail (poštu) a zbavit se…
-
TIP#2885: Jaký je v Gmailu rozdíl mezi smazáním a archivací? A kdy co používat
Gmail má velmi užitečnou možnost archivace došlého e-mailu vedle klasické možnosti jeho smazání. A je dobré vědět, že se vyplatí používat právě onu první jmenovanou možnost. Archivace Archivace přesune e-mail do archivu,…
-
TIP#2608: Jak z našeptávače v Gmailu odstranit chybnou či neplatnou adresu?
Taky vás Gmail štve tím, jak v našeptávači navrhuje staré, neplatné adresy? Neznámo proč je není možné hned při našeptání odstranit. Ale řešení tu je. Související příspěvky TIP#2885: Jaký je v Gmailu…
-
TIP#2589: Nezapomínejte na e-maily a telefon pro obnovení v Gmailu. Ale nejenom tam
Gmail má užitečnou funkci. Můžete si přidat jiný e-mail a/nebo telefonní číslo pro obnovení účtu. Tedy pro situace kdy se na účet nemůžete dostat, ať už pro zapomenuté heslo nebo pro napadení…
-
TIP#2198: Jak v Gmailu smazat přílohy ale ponechat e-mail?
Smazat jenom přílohu, ale ponechat e-mail, přímo Gmail neumí, ale můžete to obejít. Mělo by stačit připojit Thunderbird pomocí IMAP a pak můžete mazat přílohy. Což se může nejčastěji hodit v okamžiku,…
-
TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)?
Věci zdarma nebývají zdarma věčně, což je i případ u tzv. “legacy” G-Suite (dnes se to jmenuje Google Workspace, GWS) kde bylo možné používat řadu let kompletní GWS zdarma. Google ale v…
-
TIP#2033: Jak v Gmailu smazat všechny zprávy (kompletní poštu)?
Neuškodilo by, kdyby Google v Gmailu umožnil něco jako “tovární nastavení” nebo alespoň snadnou a jednuduchou cestu jak vymazat všechny e-maily, které v něm máte. Související příspěvky TIP#786: Jak se přihlásit k…
-
TIP#2007: Jak se v mobilním Gmailu zbavit nadbytečných záložek Meet, Chat a Rooms/Spaces
Tahle změna v mobilní aplikaci Gmailu je natolik iritující, že se vyplati tomu věnovat krátký tip. Původně totiž Gmail v mobilu měl pouze záložku pro Meet, ale nově je tam navíc záložka…
-
TIP#2005: Proč mi Gmail zkracuje newslettery? Jak se tomu vyhnout
Pokud používáte Gmail, tak jste se s tím asi už setkali. Dlouhé e-maily nejsou zobrazovány celé a při čtení náhle narazíte na [Zpráva byla zkrácena] Zobrazit celou zprávu. V angličtině případně Message…
-
TIP#1952: Jak se bránit šmírování v e-mailu? Jak to vůbec funguje?
Apple chystá zvýšenou ochranu soukromí v e-mailech, bude řešit různé druhy vkládaných šmírovacích nástrojů jejich stažením (aktivováním) z vlastních serverů. Ti co chtějí sbírat data o e-mailech tak dostanou jen záplavu bezcenných…
-
TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty
Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování.…
-
TIP#1646: Jak se v Gmailu zbavit zbytečných odkazů na Google Meet v levém sloupci
Google definitivně pohřbil Hangouts a dopředu tlačí Google Meet. Což obnáší i to, že při otevření Gmailu vás upozornil na nadílku několik statických odkazů zbytečně zabírajících místo v levém sloupci. A samozřejmě…
-
TIP#1621: Kalendář, Mail, Kontakty, Připomínky a Poznámky na MacOS. Jak připojit další účty a jaké jsou alternativy
Tuhle pětici dost dobře možná znáte, vlastně přesně odpovídá tomu co je v iPhone či iPadu a ve Windows má také v některých případech ekvivalent. Osobně jsem u prvních tří v Google…
-
TIP#1445: Jak v Gmailu nastavit whitelist na e-mailovou adresu (aby nepadala do spamu)
O whitelistu pro e-maily už je řeč v Jak přesvědčím můj e-mail aby určitého odesílatele nedával do spamu? Co je to whitelisting? Umožňují napravit e-mail (jeden nebo klidně i celou doménu) padají do…
