Word umí vytvářet pořádně velké dokumenty a vy možná narazíte na to, že něco poněkud nadměrného potřebujete poslat e-mailem nebo snad dokonce synchronizovat do cloudů. V některých případech je větší velikosti logická (obrázky v dokumentu jsou typickým zdrojem tloustnutí), někdy ale žádný zjevný důvod nenajdete.
Jedna z prvních věcí v redukční dietě pro DOC/DOCS je, že zkomprimujete obrázky, které v dokumentu jsou – ale pozor, může to znamenat, že se výrazně sníží jejich kvalita – pokud ale nechcete dokument tisknout s 600 dpi tiskárnách, tak to vadit opravdu nemusí.
TIP: Než začnete s redukcí velikost, uložte si původní soubor, ať máte zálohu. Hodit se vám může i Jak ve Windows otevírat DOC/DOCX soubory v Google Docs/Google Suite?
Někdy pomůže DOC konvertovat na DOCX – starší (Office 2007) formát byl binární, novější je kombinace XML a příloh a celé je to navíc komprimované (jde vlastně o ZIP archiv).
Tady je vhodné dodat, že sice hlavně tenhle tip píše o DOC/DOCX, ale prakticky vše zde popsané se hodí pro XLS/XLSX a PPT/PPTX (a vlastně i VSD/VSDX). To že jde o ZIP archiv může být i důvodem k tomu, že si ho rozbalíte a poté znovu zabalíte s vyšším mírou komprese. A také to znamená, že komprimovat DOCX/XLSX/PPTX nedává smysl. Již komprimované se nedá znovu dost dobře ještě více zkomprimovat.
Dobrá cesta k ušetření místa je vkládat obrázky místo používání copy/paste – pokud totiž do dokumentu půjdou obrázky přes schránku (clipboard), budou se vkládat jako bitmapa. Pokud ale přidáte/vložíte původní JPG/PNG obrázek, tak se vloží v původní podobě – ta bude zaručeně menší. Na tohle si dejte pozor u psaní návodů a tipů a používání screenshotů – nejprve si je uložte jako PNG nebo JPG a pak teprve přidávejte do Wordu/Excelu/PowerPointu.
Pozor i na to, že opravy obrázků ve Wordu zachovávají původní verzi – pokud tedy například oříznete (crop), tak v dokumentu či tabulce budete mít obrázky dva. Původní a oříznutý. Do dokumentu byste měli dávat již hotové obrázky, Word/Excel/PowerPoint tak jako tak prostě nejsou určeny k práci s obrázky.
Vyvarujte se použití exotických fontů a hlavně zahrnutí (embed) fontů v dokumentu – odolejte prostě pokušení a dokumenty v Office pište v běžných fontech co jsou tam přímo „od výrobce“ (Times Roman, Arial, atd).
TIP: Související Jak zmenšit velikost (komprimovat) PDF? se věnuje podobnému tématu, jen trochu jiným souborům. A když už je řeč o PDF, tak ještě Jak převést Word na PDF? Jak převést PDF na Word?
Nepoužívejte embed (zahrnutí) dokumentů v dokumentech – pokud do Wordu vkládáte (například) tabulku z Excelu tak je běžné, že ji tam Office zahrne ne jako tu jednu tabulku, ale celý XLS/XLSX dokument. Což, mimochodem, je i jedna z rizikových věcí, protože možná někomu dalšímu dáte víc dat, než by měl dostat. Pokud to je možné, můžete linkovat/propojit– pokud ne, tak zvolte při copy/paste správnou volbu. Nebo, to také funguje dost dobře, použijte screenshot.
Vypněte ukládání náhledu (thumbnail) v dokumentu – dnes už to není potřeba (Explorer/Průzkumník si umí náhled vytvořit sám).
TIP: Jak ve Wordu označit celý text? A nejenom ve Wordu! a Jak ve Wordu odstranit stránku?
Pro soukromí a bezpečnost se bude hodit i odstranění všech osobních a skrytých informací – ušetří se tím i trochu velikosti.
Co se možná nemusí vyplatit je vypnout automatické obnovení (AutoRecovery) – tady totiž Word/Excel/PowerPoint ukládá do souboru co několik minut aktuální stav – což při pádu umožní obnovit poslední dobrou kopii. U velkých souborů to ale také může znamenat, že soubor bude velmi narůstat. Pokud pracujete s opravdu velkými dokumenty (desítky a více MB) tak bývá ještě dobré potlačit ukládání na pozadí (Background Saves). Ale nezapomeňte ukládat ručně.
TIP: Selhává-li všechno a váš DOC/DOCX je pořád velký, tak zkuste jestli nepomůže trik s „vystoupit a nastoupit“. Vytvořte si nový dokument a ze starého pomocí Vybrat Vše -> Kopírovat vše přeneste (Vložit) do nového dokumentu.
Podobný trik jako předchozí je i ten, že DOC/DOCX uložíte do RTF a poté znovu uložíte jako DOCX. Tady si jenom dejte pozor, že v RTF není dostupné všechno formátování a vychytávky jako ve Wordu. Můžete zkusit DOC/DOCS -> HTML -> DOCX, ale i tady platí nutná opatrnost s formátováním.
Další užitečné tipy pro Excel
- Jak (nejen) v Excelu vypočítat procenta?
- Jak otevřít Excel ve dvou oknech
- Jak otevřít DBF soubor v Excelu či jinak?
