Pokud používáte delší dobu Google Disk (nebo Dokumenty Google), tak jste asi za ten čas nasbírali záplavu různorodě zpřístupněných dokumentů i složek pro řadu lidí. Jako každé síťové (cloudové) úložiště s přístupovými právy je zde občas schována poněkud časovaná bomba. A také to často znamená, že lidé ani firmy moc neřeší, že některé dokumenty už možná pro některé lidi nemají být dostupné. Třeba v okamžiku, když někdo z firmy odejde, nebo s někým přestanete spolupracovat.
Nejzákladnější cesta jak zjistit co je sdíleno s jedním konkrétním člověkem je použit operátor „to:“ ve vyhledávání. Parametrem pro tento operátor je e-mailová adresa, na kterou jste věci sdíleli. Hledání vám zobrazí vše co bylo nalezeno a můžete hromadně označit a pak vybrat nastavení sdílení a onoho konkrétního člověka odebrat – připravte se na to, že tyhle operace mohou chvíli trvat. Ve vyhledávacím okénku funguje i našeptávač, takže vám pomůže případně najít ty správné e-mailové adresy ke konkrétnímu člověku. Nezapomeňte, že je dost běžné, že jste sdíleli jednomu člověku na více adres.
K předchozímu ale bude možná nutné použít owner:me – to vám zobrazí vše, kde jste vlastníkem souborů – jedině tak se dost často po „vybrat všechny“ (Ctrl+A poté co kliknete na jednu z položek v seznamu) dá otevřít dialog pro nastavení sdílení a tam odebrat osobu, která už nemá mít přístup. Upravovat sdílení u cizích dokumentů totiž možná nebudete moci a sdílet „dál“ jste mohli i cizí dokument. Použijete to společně, takže něco jako „to:daniel@nejakadomena.cz owner:me“.
K výběru všech (Ctrl+A) ještě jedna nutná poznámka – pouhé stisknutí Ctrl+A nevybere vše, výpis je omezený na určitý počet a další vyhovující dotazu se objevují až při rolování dolů. Osobně jsem nedávno při odstraňování přístupu jednoho bývalého kolegy prostě párkrát „dojel nakonec“ aby se zobrazilo další a když jich bylo pár stovek, tak jsem pomocí CTRL+A označil a odebral přístup. Následovalo nové hledání, které už zobrazovalo z dalších výsledků.
Metody s využitím aplikací/skriptů
Pokročilejší cesta je Permissions Auditor for Google Drive – add-on co umí prohledat Disk a sestavit zprávu o tom, kdo má přístup ke kterým souborům/složkám a jaká práva vlastně má. Jde o Google Script, který se instaluje tak aby ho bylo možné spustit. Ve zdarma dostupné podobě ale zvládne najít pouze zhruba 200 dokumentů – Placený Driver Auditor toto omezení nemá.
Zkusit můžete ještě www.whohasaccess.com, ale tady budete muset poskytnout práva k vašim dokumentům „třetí straně“. Pamatujte na to, protože to může znamenat potenciální bezpečnostní riziko. Jiný podobný nástroj je General Audit Tool – generalaudittool.com
Chcete-li něco co si sami budete moci prověřit a případně i přizpůsobit, tak třeba woodwardtw / tellmeyoursecrets.js – Google script dostupný přímo ve zdrojové podobě, který je sice starší, ale mohl by stále ještě fungovat dobře. A minimálně je i dobrou inspirací jak tohle řešit.
Nezapomeňte, že všechna výše uvedená řešení budou vždy časově náročná, budou totiž muset procházet váš Disk/Dokumenty a čím víc jich budete mít, tím náročnější to bude. Pro poměrně běžné tisíce dokumentů to mohou být i desítky minut.
Potřebujete naját všechny dokumenty, které jsou nasdíleny veřejně?
Na tohle kupodivu operátor neexistuje a ani to není nijak snadno proveditelné (mimo to, že to snad zvládnou některé z předchozích pomůcek). Dá se použít klasické vyhledávání v Google se site:docs.google.com nebo site:drive.google.com operátorem, ale není snadno řešitelné jak omezit hledání jen na váš Google Disk/Dokumenty.
Co můžete ale zkusit je přes vyhledávání najít „všechno“ (jde to přes pokročilé vyhledáván) a pak výše uvedeným postupem s označováním vybrat co nejvíce souborů a pak v nastavení sdílení všechno omezit (třeba) na uživatelé jenom vaší domény – problém je, že tím velmi snadno rozbijete cílená sdílení pomocí odkazu i sdílení lidem mimo doménu. Což, popravdě řečeno, znamená že touhle cestou je asi lepší se nevydávat.
A v tuhle chvíli jste asi správně pochopili, že vyhledání všech souborů co jste nasdíleli veřejně (nebo třeba i jenom se znalosti odkazu) možní nejspíš není. Není například ani možné najít všechno kde jste s odkazem dali možnost měnit dokument – tedy jednu ze zásadních možností chyb.
POZNÁMKA: V roce 2018 původní Disk Google končí a má náhradu, viz Jak funguje Zálohování a synchronizace od Google (náhrada za Google Disk)? Zásadní tipy pro používání
Nějaké další užitečné věcí pro Google Docs
- Když už sdílíte něco v Google Docs (prostě v cloudu), hlídejte si velmi důsledně práva a novější detailnější Jak na sdílení dokumentů v Google? Pozor na sdílení přes volně využitelný odkaz
- Jak v Google Docs (Disku Google) mít štítky (tags) ačkoliv je služba neumí
- Kde v Google Docs a Wordu najdu počet znaků dokumentu? Co je to autorská stránka?
- Jak zjistím co všechno v Google Disku (Docs) sdílím s určitým člověkem či veřejně? A jak to sdílení odstranit?
- Jak z dokumentu v Google Docs stáhnout (získat) vložený obrázek?
- Jak v Google Docs porovnat dokumenty
