Pokud používáte Gmail tak určitě používáte štítky. Je to jedna z nejvíce užitečných pomůcek pro třídění pošty a dá se s jejich pomoci realizovat leccos, včetně funkčního TODO systému. A protože tamní štítky je možné proměnit v stromovou strukturu složek, tak jsou ještě užitečnější. O to větší překvapení je začít používat Google Docs (Dokumenty Google) a zjistit, že tam žádné štítky není možné používat. Přitom právě v Google Docs by se enormně hodily.
Paradoxní na tomhle všem je, že uživatelé už dlouhé roky žádají Google aby štítky i do Google Docs (a obecně i Google Drive, Disku Google) doplnil, ale nevypadá to, že by se tohle snad někdy změnilo. Takže je čas vám poradit, jak si štítky pořídit. Ačkoliv tam žádné nejsou.
Řešení první – symbolické odkazy
V tipu Google Drive umí symbolické odkazy. Hodně se vám to může hodit se naučíte jak udělat „symlink“, tedy symbolický odkaz na soubor. To vám umožní mít soubor jenom jednou a v řadě dalších složek mít umístěný jenom odkaz na něj. Ten při otevření vlastně otevře ten jeden originál.
Znamená to, že si můžete udělat strukturu složek (třeba pod hlavní složkou „tags“, nebo nějak se lišících od běžných) a soubory kterým potřebujete přidat „štítek“ prostě do těchto složek „vložte“ pomocí symbolického odkazu.
Tohle řešení je skutečně použití štítků nejbližší – jeden soubor můžete mít symlinknutý i do více složek, takže má „více štítků“. Můžete si zobrazit všechny soubory s určitým štítkem, lze snadno soubory někde symlinknuté odtamtud odstranit – ale budete si muset dávat pozor, aby byl odstraněn onen symbolický odkaz, ne soubor samotný.
Řešení druhé – používejte pole Description (Popis) co patří k souboru
Tohle sice není tak jednoduché jako předchozí, ale může se také hodit. Každý soubor má pole Description/Popis v rámci sekce Detaily/Detaily. Můžete tam psát klíčová slova (štítky) či prostě cokoliv, co vám umožní soubory „třídit“ a „škatulkovat“. Google obsah tohoto pole indexuje a umožňuje v něm vyhledávat, takže vám to snadno umožní najít všechny soubory s určitým štítkem (klíčovým slovem). Neumožní vám to ale snadno štítek z těchto souborů odstranit, budete to muset dělat jeden po druhém.
Řešení třetí – přídávejte hvězdičky
Tohle už je samozřejmě takové řešení-neřešení, ale je dobré to zmínit. Soubory i složky můžete hvězdičkovat a zviditelnit si je tak ve výpisech. Ale můžete také ve vyhledávání použít operátor is:starred aby vám našel všechny ohvězdičkované soubory. Nakonec „starred“ můžete vidět i vlevo v přehledu složek.
Rešení čtvrté – měňte barvu složek
Také dost polovičaté řešení, které se navíc týká jenom složek, pro soubory to použít nejde. Každopádně mít možnost obarvit složku je docela užitečné, pomáhá to orientovat se v řešeních kde máte stovky až tisíce složek. Barev je navíc 24, takže máte možnost si je i nějak logicky rozdělit.
Rešení páté – aplikace co to přidají do Google Docs
Když si štítkování v Google Docs začnete hledat v Google, najdete pár řešení, které jsou naprogramované aplikace – pro Google Docs (zejména tedy v Google Apps) je možné si pořizovat aplikace, které dělají leccos – některé z nich umí přidat štítky. Které to jsou se tady nedočkáte, protože ani jednu z nich není čas a prostor zkoušet (navíc jsou většinou placené).
POZNÁMKA: V roce 2018 původní Disk Google končí a má náhradu, viz Jak funguje Zálohování a synchronizace od Google (náhrada za Google Disk)? Zásadní tipy pro používání
Nějaké další užitečné věcí pro Google Docs
- Když už sdílíte něco v Google Docs (prostě v cloudu), hlídejte si velmi důsledně práva
- Jak v Google Docs (Disku Google) mít štítky (tags) ačkoliv je služba neumí
- Kde v Google Docs a Wordu najdu počet znaků dokumentu? Co je to autorská stránka?
- Jak zjistím co všechno v Google Disku (Docs) sdílím s určitým člověkem či veřejně? A jak to sdílení odstranit?
- Jak z dokumentu v Google Docs stáhnout (získat) vložený obrázek?
- Google Docs porovnat dokumenty
