S příchodem léta se s tím setkáte velmi často. Něco někam e-mailem pošlete, zpět vám přijde informace o tom, že dotyčný či dotyčná je „od-do“ na dovolené a na koho se můžete obrátit, pokud nutně potřebujete to co potřebujete. Setkáte se s tím i v e-mailových konferencích, kde se běžně mohou všichni účastníci dozvědět, že některý z odběratelů je pryč. Prostě pryč, out-of-office, na dovolené.
Letitý zádrhel, který obtěžuje a komplikuje život řadě lidí. Jenom proto, že ten někdo nebyl schopen delegovat e-maily (přístup k poště) na někoho, kdo po dobu jeho nepřítomnosti bude poštu vyřizovat. Pokročilé e-mailové systémy umí nastavit přístup k vaší schránce pro další lidi a pokud tohle možné není, tak prostě nastavte pravidlo pro přeposílání došlé pošty.
Nenastavujte žádné out-of-office/away automatické odpovědi. Třeba i proto, že tím dáváte záplavě zcela cizích lidí vědět, že nejste doma. ve většině případů i jak dlouho doma nebudete. Z tohoto pohledu jde jenom o další bezpečnostní riziko.
Nedělejte to i proto, že při delší dovolené snadno může vaše schránka dosáhnout maxima a přestat přijímat poštu. Budete-li mimo kancelář opravdu dlouho, tak je tohle dost podstatný důvod proč zajistit vyřizování e-mailů někým dalším.
Delegujte, předejte přístup, třeba i proto, abyste se po návratu nemuseli zabývat procházením několik týdnů starých e-mailů a řešit, jestli je máte stále vyřídit nebo to už nedává smysl.
Napadlo vás, že out-of-office odpovědi jsou skvělý nástroj potvrzující spammerům, že váš e-mail je opravdu aktivní?
Možné bývá nastavit out-of-office odpověď jen tak, aby odcházela lidem ve vaší firmě, organizaci. Mimo ni by se prostě žádné automatické odpovědi neměly dostávat.
TIP: Chatovací aplikace umí něco podobného, můžete se na nich nastavit jako „Away/Nejsem tady“ a lidé co vám budou chtít psát budou vědět, že by nejspíš neměli čekat na odpověď. Nebo, ideálně, neměli by vůbec psát. Tohle nastavení je praktické.
U SMS můžete v některých aplikacích nastavit dokonce automatickou odpověď, ale tady platí již napsané výše. Nenastavujte ji, prostě SMS ignorujte pokud není životně důležité odpovědět. Osobně životně, nikoliv pracovně.
Pokud začnete „out of office“ hledat na Internetu, tak zjistíte, že je zaplavený tisíci návody, jak je správně napsat a co všechno v nich sdělit. A samozřejmě kde je zapnout v konkrétních programech. Nic z toho opravdu potřebovat nebudete – tuhle funkčnost nepoužívejte. Bohužel, všeobecné celosvětové šílenství spočívá v posílání záplav zbytečných automatických odpovědí.
Pokud nemáte nikoho kdo by za vás mohl vyřizovat e-mail? Pak nezbývá než na dovolené vyhradit chvilku na kontrolu došlé pošty a vyřídit vše co je opravdu urgentní a nesnese odkladu. Většinou alespoň tak, že realisticky odpovíte pisateli s omluvou, že se nemůžete problému momentálně věnovat a kdy to budete moci udělat.
TIP: Tenhle vlastně dost hodně patří do ‣ GTD aneb jak prorazit prokrastinaci. Najdete tam řadu užitečných tipů, třeba Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják?
