Na Internetu potkáte záplavu tipů o tom, jak je důležité vytvářet sofistikované a vymazlené podpisy v e-mailu. Není to pravda. Opakuji není to pravda. Zásadní a životně důležitá role vašeho podpisu v e-mailu je, že aby tam bylo vaše telefonní číslo. Nic víc. Žádné e-mailové adresy (to už je součást vašeho e-mailu, všech hlaviček, všech přeposlání). Žádná záplava odkazů na spoustu sociálních sítí (ano, já sám tohle pravidlo poněkud porušuji). A pokud máte e-mail stejný jako váš web (tedy doménu), tak ani webová adresa vaší firmy tam nutně být nemusí, ale hodí se ji tam dát. Je snazší na ni kliknout, než použít tu za @ v e-mailu.
V drtivé většině případů bude ve vašem e-mailu hledat někdo vaše telefonní číslo. Ano. tohle tam prostě být musí. Ideálně ve formě +420-777-777-777 (ano, v této podobě bez mezer). V této formě proto, že je zcela jasné, že to je telefonní číslo a každé software vám na něj v mobilu umožní kliknout. To je totiž to nejpodstatnější – někdo s kým máte schůzku bude nutně potřebovat vám zavolat, snadno najde v poště váš e-mail. Ale jestli tam nemáte takto použitelný telefon, tak vám prostě nezavolá.
TIP: Tohle v zásadě platí i o vizitkách. Nikdo nepotřebuje na vizitkách záplavu telefonních čísel (příliš věci na výběr komplikuje život), sociálních sítí a dnes už snad ani fax. Ano. Fax už před roky vymřel. Nedávejte ho do podpisů v e-mailu, nedávejte ho na vizitky. Pokud vám bude chtít někdo napsat, od toho je tu e-mail.
Výše uvedené má mimochodem už také vlastní tip: Jak uvádět telefonní čísla na webu či v e-mailech?
Co musí být na vaší vizitce, ale nemusí být v podpisu v e-mailu je e-mail. Tedy vaše e-mailová adresa. V mailu jí opravdu¨nepotřebujete, protože už to, že někdo má váš e-mail, znamená, že má vaší e-mailovou adresu (ano, lze argumentovat vytištěným e-mailem, ale i ten má v hlavičce onu adresu).
Co nikdy nepatří do e-mailu jsou jakékoliv grafické soubory, loga či reklama. Také tam nepatří žádné fonty a specifické formátování. Nemá to smysl. Nikdy nevíte jak to dopadne. Do vašeho e-mailu nepatří ani elektronická vizitka (.vcf), ani QR kód s vaší vizitkou. Důvod, mimo jiné, je i ten, že více a více přeposlání, odpovědí (a vůbec) znamená, že tyhle informace se množí. Nekontrolovaně množí.
TIP: O výše i níže popsaném je řeč v novějším tipu Obrázkové podpisy v mailu? V žádném případě. Neříká v zásadě nic nového, jen je novější verzí bez důrazu na „marketing“. Obsahuje pár dalších příkladů.
V podpisu mailu nemá co dělat ani taková ta „právničina“, kterou tam občas i v délce několika odstavů někdo nacpe. Pro příjemce není závazná. Bude-li vám právník tvrdit opak, tak ho požádejte, ať vrátí diplom. Není závazná proto, že není možné prokázat, že tuto část mailu vůbec příjemce viděl, natož, že ji obdržel (a co vlastně obdržel). Aby by se něčím takovým řídil, tak tohle musí být prokazatelné. A není to jediný právní aspekt toho, že tyhle různé dodatky, upozornění a zákazy jsou pro srandu králíkům. Řeč je o tom i v Jaký smysl má na konec e-mailu dávat taková ta upozornění pro příjemce?
Hodně zvláštní jsou různé ekologické dodatky. Svědčí pouze o tom, že na životní prostředí odesílatel nemyslí. Viz Proč na konci e-mailu nedávát žádné ekologické výzvy o tom, aby si příjemce e-mail netiskl
TIP: Nesnažte se za každou ceny věci v podpisu dělat klikací, k tomu je nutné poslat e-mail v HTML podobě a je to dost zbytečné. Správně formátované telefonní číslo i webovou adresu udělá klikací každý slušný poštovní klient.
Podpis není marketingový nástroj
To nejpodstatnější ale je, že podpis v e-mailu není marketingový nástroj. Prakticky nikdo je nečte, smyslem podpisu, je, že „hledám na někoho telefon, najdu si jeho e-mail“ nikoliv to, že tam budete umisťovat reklamu.
Shrnuto? Váš podpis v e-mail by měl být co nejkratší, univerzálně použitelný (a tedy čistě textový) a poskytovat ty nejpodstatnější informace, které někdo bude potřebovat (což je hlavně v okamžiku, kdy vám potřebuje zavolat). Prostě KISS, Keep It Simple and Stupid
A pokračovat můžete do Deset pravidel jak psát e-maily, aby je příjemci četli a pochopili
