Umíte pracovat s cloudem? Používáte ho „správně“, respektive umíte využít všech jeho možností? Víte jak správně nastavit a používat Dropbox, One Drive a Google Drive? Víte jaký je rozdíl u souborů vytvořených v Dokumentech Google (Google Docs) a těch co tam prostě jenom nahrajete? Má smysl vlastně něco takového řešit? Vždyť by mělo jít o věci, které „každý zná“. A kde vůbec začít?
Cloudové úložiště je to, čeho se tenhle tip hlavně týká – výše zmíněný Dropbox, Disk Google, Microsoft One Drive a Apple iCloud jsou místem kam se ukládají soubory. Jsou přístupné v internetovém prohlížeči, v mobilní aplikaci a můžete je mít synchronizované do počítače či notebooku. Což jsou tři důležité způsoby užití. Google do toho ještě trochu přináší zmatky v tom, že umí tabulky, dokumenty, prezentace vytvářené a používané přímo v prohlížeči, ale k tomu se ještě vrátíme.
Cloud pro synchronizaci a přímou práci
První a základní model využití cloudového úložiště je, že si do počítače/notebooku nainstalujete aplikaci daného řešení a nastavíte si synchronizaci souborů z počítače do cloudu a zpět. Pokud máte víc počítačů, tak si ji můžete nainstalovat do všech a soubory se vám tak budou synchronizovat i mezi počítači. Když změníte nebo vytvoříte soubor, tak se aktualizuje v cloudu (a také v dalších počítačích). Když soubor na počítači smažete, tak se smaže v cloudu (a na dalších počítačích). Můžete přejmenovávat, přesouvat mezi složkami (těmi co jsou v cloudu).
Hodí se to pro zálohování, synchronizaci mezi počítači, sdílení souborů s dalšími lidmi (můžete jim poslat odkaz na soubor v cloudu nebo zpřístupnit soubor/složku přímo v daném řešení pokud ho také používají). Vy sami se můžete k souborům dostat i z prohlížeče, stačí jít na web (například www.dropbox.com) a tam se přihlásit a vše máte dostupné.
Pokud máte mobilní telefon nebo tablet, tak si tam také můžete nainstalovat aplikaci vašeho cloudu. Soubory se tam ale nebudou synchronizovat (nebývá tam tolik místa), ale zpřístupní se pomocí aplikace a můžete si je na mobilu/tabletu otevřít, aktualizovat, mazat, atd.
Můžete sice používat cloudové úložiště i bez oné aplikace v počítači, ale moc užitečné to není – museli byste ručně soubory stahovat (přes prohlížeč) a také ručně nahrávat (opět přes prohlížeč). S aplikací v počítači se to děje automaticky – jen musíte většinou udělat to, že začnete pracovat se složkou (a podsložkami), které právě ono cloudové úložiště v počítači vytvořilo. Můžete si i nastavovat jaké složky se synchronizují a jaké ne. Google Disk umí například i „offline“ složky a soubory – v počítači je sice uvidíte, ale stáhnou se až v okamžiku, kdy je budete chtít otevřít (viz tip o streamování z disku a On-Demand u One Drive).
POZNÁMKA: Výše zmíněný iCloud je takový trochu podivný hybrid, který je navíc zásadně omezený tím, jak Apple nemá pro iOS (iPhone/iPad) stále plný souborový systém a jak se chovají mobilní aplikace. iCloud nicméně také je dostupný z Apple počítačů, takže principy jsou podobné.
TIP: Cloudových úložišť je více, než jenom ty zde uváděné. Přehled najdete v Velký přehled cloudových úložišť aneb Dropbox, OneDrive, Box.net a ti další. K tomu ještě případně nastudujte Mám používat více cloudových úložišť? Praktické postřehy k životu se soubory v cloudu
Co je asi vhodné připomenout je, že cloudová řešení mají ještě velkou výhodu v tom že podporují více platforem – jeden cloud tak můžete mít na Windows, MAC OS X, Linuxu, Androidu i iOSu.
Cloud pro přímou práci s dokumenty (Google a Microsoft)
Pokud používáte Google, tak máte k dispozici nejenom Disk Google, ale také Google Docs, Sheets, Presentations – dokumenty, tabulky a prezentace, které vytváříte v prohlížeči a pracujete s nimi přes prohlížeč a jsou alternativou pro Microsoft Office. Tyhle soubory zůstávají v cloudu – pokud synchronizujete, tak se vám na disku objevují jenom „zkratky“ k nim. Není možné je mít fyzicky synchronizované do počítače.
Je ale možné je stáhnout v nějakém klasickém souborovém formátů (DOC, XLS, PPT) a stejně tak je možné do cloudu nahrát tyto formáty a převést je na přirozenou podobu od Google, tu co můžete opravovat online. Tady se počítá s tím, že budete Google Docs používat hlavně v této přímé podobě, vůbec nebudete řešit nějaké soubory v počítači – není k tomu ostatně důvod, dokumenty, tabulky i prezentace od Google toho (přes prohlížeč) umí dostatek na to, aby vám nic nechybělo.
Je dobré si uvědomit, že pokud z Google Docs/Sheets/Presentation vytvoříte konverzí odpovídající DOC/XLS/PPT, tak je to samostatná kopie – nebude se aktualizovat, když změníte originál. A také to, že tyto konverze nikdy nejsou dokonalé – vždy může dojít k nějaké změně ve formátování – nejvíce asi když DOC/XLS/PPT chcete importovat do přirozené podoby. Proto je lepší pracovat přímo v prostředí Google Docs.
Microsoft má tohle řešené trochu jinak – musíte ale používat Office 365 v online podobě a tam se přímo pracuje s DOC/XLS/PPT soubory. Cloudové řešení je tady One Drive, integrované ve Windows 10 a fungují stejně jako ostatní řešení.
TIP: V Jak je to se soukromím v Dropboxu či One Drive? Může být šifrované online úložiště opravdu bezpečné? jsou dost důležité věci, týkající se bezpečnosti a soukromí ve spojitosti s cloudem.
Kombinace obou způsobů
Pokud jste si vybrali Google Disk, tak nakonec budete používat kombinaci obou výše uvedených způsobů. Pokud máte Dropbox, tak druhá varianta je sice částečně možná (doplňují tam postupně možnosti práce s dokumenty přímo v prohlížeči), ale nepříliš praktická – tam spíš zůstane u první cesty. Platíte-li si Office365 tak je asi dost jasné, že nějaké ten „nativní“ formát řešit nemusíte.
Osobně používám jak Google Disk (platím si G-Suite, bývalé Google Apps) tak Dropbox. Google Docs pak mám jako nejvíce používaný nástroj a většinu dokumentů i tabulek vytvářím a používám přes prohlížeč /(jediné co nepoužívám jsou Google Sheets).
