TIP#799: Jak zacházet s e-maily zaměstnanců co už zaměstnanci nejsou?

Možná vám otázka v titulku připadá zvláštní, ale ono je to poměrně dost podstatně. Pokud máte ve firmě zaměstnance a ten má (jak už to tak bývá) firemní e-mailovou adresu, tak máte při jeho odchodu několik podstatných věcí k rozhodnutí či udělání.

První podstatná věc je ta, že bystě měli mít k dispozici jeho e-maily pro někoho, kdo nastupuje na jeho pozici. Ne nutně jeho e-mailovou adresu (ale o tom o kousek dále), ale určitě obsah jeho e-mailové schránky. Méně podstatné je to tam, kde jde o poměrně nepodstatnou pozici, ale pokud je to někdo kdo řešil hodně věcí a komunikoval s řadou lidí, tak je velmi vhodné obsah jeho e-mailů zachovat (nemluvě o jeho souborech uložených v počítači, serverech či v cloudu).

Co se jeho e-mailové adresy týče, tak je několik možností jak s ní naložit při odchodu.

  • E-mailovou adresu zrušit, smazat. Je to poměrně správné a logické řešení (za předpokladu, že máte případně zachovaný obsah jeho schránky), zejména tam, kde bylo z adresy vidět jméno a příjmení. Zrušená adresa bude těm co na ni napíší vracet informaci o tom, že daná adresa už neexistuje a budou tedy vědět, že jejich e-mail nedošel.
  • Předchozí doplnit o informaci o tom, na koho se mohou obracet místo původního člověka. Což je ještě lepší řešení, protože to řadě lidí zjednoduší práci. Po určité době je ale takovéto opatření vhodně zrušit (tři měsíce mohou být postačující). Co by ale nemělo být možné je odeslání e-mailu z takovéto adresy.
  • E-mailovou adresu (i schránku) ponechat je sice také možné řešení, ale poměrně problematické, protože to stále vypadá, že daný člověk pro vaši firmu pracuje. Můžete ponechat schránku, po určitou omezenou dobu (a dát do ní přístup nástupci), ale jakékoliv doručené maily by měla informovat, že tato e-mailová schránka už neexistuje, respektive alespoň to, že daný člověk už na ní není k zastižení a kdo za něj přebral práci. A opět platí, že by nemělo být možné je odeslání e-mailu z takovéto adresy.
  • Tady je dobré připomenout, že existují dobré důvody proč by ve firmách měly existovat obecné e-maily (info@, marketing@, obchod@, kariera@ atd), protože ty mohou zůstávat funkční a starat se o ně může jeden a více lidí. Není je nutné rušit při jejich odchodech či změnách zařazení. Ale o tom více v Je dobré mít obecné e-maily jako info@, marketing@, obchod@, atd?
  • Velmi nepravděpodobné řešení je to, že budete přeposílat či umožňovat přístup ke „zrušené“ e-mailové adrese někomu, kdo odešel. Pokud se to z nějakého důvodu děje, tak je opět vhodné myslet na to jak dlouho to takto ponecháte. A zda to nemůže mít bezpečnostní či právní rizika s ohledem na možné „zneužití“ mailu přímo ve vaší firmě.
  • Co je to doménový koš? A proč to na doméně nemít zapnuté je mimochodem technické řešení, které se pro tohle absolutně nehodí

Zrušil váš zaměstnavatel váš e-mail po odchodu? A proč je dobré si to ověřit?

Pokud jste zaměstnanec (či prostě člověk) co opustil nějakou firmu, tak je dobrý nápad si ověřit, co se stalo s vaší e-mailovou adresou – stačí si na ní poslat e-mail z vlastního e-mailu. Ve správném případě by se měla vrátit zpět zpráva o nedoručení (NDR, non-delivery report).

Pokud váš bývalý zaměstnavatel schránku nezrušil, může to znamenat jisté riziko v tom, že se někdo jiný může za vás „vydávat“ či uvádět další lidi v omyl. V tom nejmenším případě to může působit, jako když pro onu firmu ještě stále pracujete.

Jakkoliv obsah poštovní schránky, kterou jste používali jako zaměstnanci není váš (nutno dodat, že hodně bude záležet na smlouvě, či na vnitřních předpisech), s e-mailovou adresou obsahující vaše jméno a příjmení to už může být z hlediska ochrany soukromí (a dalších věcí) trochu komplikovanější.  Byť je jasné, že pokud váš bývalý zaměstnavatel schránku s vaším jménem (jmeno.prijmeni@neco například) nezruší, tak se poměrně obtížně budete dohadovat o nápravě.

TIP: V Obsah e-mailové schránky na ÚOOÚ uvidíte, že to opravdu  může být s obsahem schránky obsahující vaše jméno a přímení opravdu komplikovanější.

Reklamy