Už dávno dávno vyšel na #PRTIPY tip Když už sdílíte tiskové materiály přes cloud, nezapomeňte správně nastavit práva, Týkal se tiskových zpráv, které občas někdo nepošle v příloze, ale nasdílí je z Google Docs (ale mohlo by to být i Office365 a další podobné věci). A čas od času nastaví zvláštní práva.
Tohle, tedy nutnost důsledně hlídat práva u cloudových dokumentů, ale je obecný a zásadní tip. Může se vám totiž povést třeba to, co se povedlo H1.cz s dotazníkem pro (mou oblíbenou) konferenci CopyCamp. Nechali tam „kdokoliv má odkaz může opravovat„. A během chvíle došlo samozřejmě k tomu, že spousta lidí začala být nesmírně kreativní (na což se můžete podívat níže).
Naučte se nejprve velmi dobře, jak to je s řízením práv ke cloudovým dokumentům. V Google Docs můžete dokument zpřístupnit jenom konkrétním lidem, nebo jenom lidem z vaší domény ale také kompletně otevřít a to dokonce ve dvou variantách – buď každému kdo bude mít odkaz, nebo dokonce zcela otevřít, tady i zpřístupnit pro vyhledávání.
Hlídat to navíc musíte na dva způsoby, nejprve na přístup ke čtení, tedy zobrazení obsahu. A poté přístup pro opravy, tedy možnost cokoliv měnit. V obou případech to může být nebezpečné tam, kde v cloudu omylem zpřístupníte něco, co nemá být volně dostupné. To druhé je nebezpečné v tom, že vám pak do toho kdokoliv může zasahovat. Detailněji je vše popsáno v Jak na sdílení dokumentů v Google? Pozor na sdílení přes volně využitelný odkaz
No, ten dotazník CopyCampu nakonec dopadl takto:
Je na tom vidět ještě jedna další poučná věc. Pokud někdo může do něčeho zanášet neslušnosti, tak je do toho prostě vždy zanese.
Nějaké další užitečné věcí pro Google Docs
- Jak v Disku Google (Google Drive) zkopírovat složku
- Když už sdílíte něco v Google Docs (prostě v cloudu), hlídejte si velmi důsledně práva
- Jak v Google Docs (Disku Google) mít štítky (tags) ačkoliv je služba neumí
- Kde v Google Docs a Wordu najdu počet znaků dokumentu? Co je to autorská stránka?
- Jak zjistím co všechno v Google Disku (Docs) sdílím s určitým člověkem či veřejně? A jak to sdílení odstranit?
- Jak z dokumentu v Google Docs stáhnout (získat) vložený obrázek?
- Google Docs porovnat dokumenty
