Gmail má velmi užitečnou možnost archivace došlého e-mailu vedle klasické možnosti jeho smazání. A je dobré vědět, že se vyplatí používat právě onu první jmenovanou možnost.
Archivace
Archivace přesune e-mail do archivu, takže nebude vidět v došlé poště (Inbox) – můžete se k němu ale dostat přes Všechny zprávy, jde najít přes vyhledávání a protože může mít i štítky, tak se může objevit ve struktuře, kterou si možná v Gmailu vytvářet.
Šikovné je i to, že pokud se u archivovaného e-mailu objeví nějaké odpovědi či aktivity, tak se vrátí zpět do došlé pošty.
V mobilní aplikace je archivace, podobně jako na počítači, dostupná v podobě hranaté ikonky, která má uvnitř šipku – to se hodí pokud chceta archivovat víc zpráv, stačí j vybrat a pak použít ikonku. Jednu zprávu v aplikace snadno odhoďte do archivu pomoci swype.
Archivované zprávy je možné vrátit do inboxu (došlé pošty) tak, že je najdete (v Všechny zprávy či jinak a v menu zprávy (na počítači v horním pruhu ikonek) je Move to inbox.¨
Extrémně užitečné je, že můžete vytvářet filtry, které automaticky archivují došlé zprávy podle určitého kritéria.
Smazání
Osobně zprávy v Gmailu prakticky nikdy nemažu, tedy zejména ne ty došlé. Ale můžete to dělat. Smazání přesune předmětnou zprávu do Koše(Trash) kde zůstane po dobu 30 dní a poté bude nevratně odstraněna.
Z Koše zprávu můžete vylovit zpět do došlé pošty, ale jakmile vyprší zmíněných 30 dní, tak už nikoliv.
Kdy používat co?
Primárně je vhodné archivovat, zejména pokud máte Gmail s dostatkem místa. Mazat můžete kdykoliv později, v okamžiku kdy místo dochází.
Mazání je dobré jen tehdy, když jste si jisti, že došlou zprávu určitě nikdy k ničemu nebude třeba. Typicky to mohou být spamy, reklama, omylem obdržené věci.
Mazání je nutné v okamžiku, kdy vám dochází místo. Nebo se držet nějakých pravidel, například mazat zprávy starší pěti let každého půl roku.
Další tipy týkající se Gmailu
