Jeden tip denně (po-pá), starší často aktualizované. Na Twitteru i Facebooku navíc pouštíme i nějaké ty tipy extra, co to nedají do velké článkové podoby.
TIP#2172: Naučte se využívat Sdílené disky v Google Workspace
Google Workspace umí sdílené disky (shared drives) – za předpokladu, že to máte povolené v nastavení a umožníte přístup uživatelům i z jiné organizace než vaše, tak můžete vytvořit sdílený prostor, kde se zabrané místo odečítá z organizace a ne z účtu toho, kdo něco přidal/nahrál/vlastní (řešeno v Když nahraju soubor na “cizí” Disk Google, kam se počítá zabrané místo?).
Shared drive/Sdílený disk je funkčnost Google Workspace – vytvoří se tím prostor pro spolupráci uživatelů s Google účty (můžete tam tedy umožnit přístup i účtům z Gmailu), kteří mohou na sdíleném disku nahrávat soubory, vytvářet soubory, opravovat je, mazat, přesouvat, hledat. Je k dispozici i klasické sdílení. Obsah je přístupný i pokud máte Disk Google na počítači.
Výhoda je, že vlastníkem obsahu v Sdíleném disku je organizace, nikoliv jednotliví uživatelé. Řeší to i problém s odchodem uživatele (zaměstnance) a započítáváním prostoru – ten se počítá z dostupného prostoru pro organizaci.
Sdílené disky jsou dostupné jako samostatná volba, nejsou tedy součástí struktury Můj disk. To jak fungují (hlavně to, že není možné řídit přístup k složkám či souborům v Sdíleném disku) byste měli brát v potaz při jejich užití. Hodí se pro věci určené pro tým, kde všichni mají vidět všechno. Pro klasické soubory a složky s řízeným přístupem zůstávejte v Můj disk a tam vytvořených strukturách.
Soubory a složky Můj disk můžete do Sdíleného disku buď kopírovat, přesunout nebo i umístit pomocí vytvoření zástupce.
Velkou výhodou je koš pro každý sdílený disk samostatně – máte 30 dní na obnovení smazaných souborů a složek. Koš najdete v menu Sdíleného disku.
Sdílený disk má Motiv – obrázek, který se zobrazuje v náhledu Sdílené disky – můžete vybrat některý z předdefinovaných obrázků nebo nahrát vlastní – musíte ho ale předem už mít na disku a musí být alespoň 1280×144 bodů velký. Je to skutečně takováto podivná nudle, ale zobrazuje se to zcela jinak.
Platí pár drobných omezení
uživatelé mohou přesouvat mimo pouze soubory, celé složky pouze Správci
všichni uživatelé Sdíleného disku vidí kompletní obsah, není možné nastavovat individuální viditelnost
přístup k samotnému sdílenému disku je možný pouze s účtem od Google, není možné přes URL, k obsahu to funguje přes běžné sdílení (tedy i přes URL, na organizaci, atd.)
to zda umožníte přístup uživatelům mimo organizaci je možné zapnout/vypnout
zástupce Sdíleného disku nelze nikam přidat, zástupce souborů či složek ano
není možné snadno zjistit kolik místa zabírá konkrétní Sdílený disk
Užitečná vychytávka je, že všem členům Sdíleného disku můžete poslat e-mail.
Poslední nutná věc. Pokud budete chtít Sdílený disk smazat, musí být prázdný. Nejprve tedy odstraňte nebo přesuňte obsah jinam, poté můžete mazat.
Když už Google spojil dvě aplikace pro práci s Diskem Google (Google Drive) do jedné, tak je vhodný čas na trochu jiný tip. Zda je opravdu nutné v počítači mít aplikaci pro Disk Google.
Zjistit jaké největší soubory máte na Google Disku je poměrně snadné. Google poskytnutý přehled ale zahrnuje jenom soubory, takže pokud byste chtěli najít největší složky, tak máte smůlu.
Můžete si zkusit tipnout, jaké to má řešení. Získáte přístup do „firemního“ Disku Google a budete tam nahrávat soubory, aniž byste byli součástí oné firmy – pomocí svého vlastního Google účtu. Kam se počítá zabrané místo? Bude ubírat váš (omezený) prostor v Gmailu? Nebo, což by bylo lepší, se bude počítat do firemního prostoru?
Následující stručný tabulkový přehled doplňuje delší rozbor v Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)? Původně se žádná zjednodušená tabulka neplánovala, ale hodit se může, takže proč se nepokusit. Případné doplnění a zpětná vazba klasicky pomůže, není to až tak jednoduché, jak by se mohlo zdát.
Věci zdarma nebývají zdarma věčně, což je i případ u tzv. “legacy” G-Suite (dnes se to jmenuje Google Workspace, GWS) kde bylo možné používat řadu let kompletní GWS zdarma. Google ale v lednu oznámil, že už to nebude možné. Vyvolal tím bouřlivou odezvu, protože přechod kamkoliv jinam, včetně Gmailu, přináší řadu komplikací a některé neřešitelné … Pokračování textu TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)?
Google to oznámil už dříve a na začátku záři skutečně dorazil nový Disk Google. Ten sjednocuje dvě aplikace pro cloud od Google v počítači do jedné a dorazí k vám tak, že v počítači objevíte upozornění na přechod na nový Disk pro počítače. Případně můžete stáhnout novou verzi a instalovat ručně.
Tohle je jeden z vedlejších efektů poněkud zmateného a komplikovaného systému souborů a složek v Disku Google – snadno se může stát, že sice stále vlastníte nějaký soubor, ale on jaksi přestal být přístupný klasickým procházením složkové struktury.
Disk Google (a samozřejmě i Dokumenty Google) při vytváření či nahrání jakéhokoliv souborů (a založení složek) nastaví vlastníka toho, kdo soubor/složku vytvořil/nahrál. Je to důležité, protože vlastník může určit kdo další má k souboru přístup, může se souborem zacházet (přesouvat, mazat). A také je soubor uložený v „jeho“ Disku Google.
U jednoho z klientů jsem nedávno narazil na tuhle letitou komplikaci. Jeden z členů týmu si stěžoval, že nemá přístup k nasdíleným dokumentům. Přitom při pohledu do nastavení Sdílení tam bylo vidět jeho jméno a příjmení.
Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování. Věci o kterých víte co s nimi si můžete třídit do složek/štítků a můžete si tak například nastavit i systém kdy zprávy od … Pokračování textu TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty
V okamžiku kdy Google přidal do levého sloupce Google Kalendáře blok s Google Meet (zbytečné tři řádky, které mají jen výjimečné použití, naštěstí je můžete vypnout) udělali ještě horší věc. Pokaždé když zakládáte v kalendáři schůzku, tak tam automaticky přidá odkaz na online Google Meet videokonferenci. Což zcela běžně vede k tomu, že lidé místo … Pokračování textu TIP#1649: Jak v pozvánce v Kalendáři Google nemít matoucí odkaz na Google Meet videohovor
Chcete odpověď hned v prvním odstavci? Google Disk neumí pracovat s komprimovanými/archivními soubory. Jediné co umí je zobrazit jejich obsah, ale neumí je „rozbalit“, tedy získat jednotlivé soubory v nich uložené (a neumí je ani vytvářet). Je to sice trochu zvláštní, ale tak už to je. Řeč už o tom byla v Jak otevřít RAR … Pokračování textu TIP#1422: Jak v Google Disku rozbalit ZIP (RAR, atd)?
Načítání…
Something went wrong. Please refresh the page and/or try again.