Google Workspace umí sdílené disky (shared drives) – za předpokladu, že to máte povolené v nastavení a umožníte přístup uživatelům i z jiné organizace než vaše, tak můžete vytvořit sdílený prostor, kde se zabrané místo odečítá z organizace a ne z účtu toho, kdo něco přidal/nahrál/vlastní (řešeno v Když nahraju soubor na “cizí” Disk Google, kam se počítá zabrané místo?).
Shared drive/Sdílený disk je funkčnost Google Workspace – vytvoří se tím prostor pro spolupráci uživatelů s Google účty (můžete tam tedy umožnit přístup i účtům z Gmailu), kteří mohou na sdíleném disku nahrávat soubory, vytvářet soubory, opravovat je, mazat, přesouvat, hledat. Je k dispozici i klasické sdílení. Obsah je přístupný i pokud máte Disk Google na počítači.
Výhoda je, že vlastníkem obsahu v Sdíleném disku je organizace, nikoliv jednotliví uživatelé. Řeší to i problém s odchodem uživatele (zaměstnance) a započítáváním prostoru – ten se počítá z dostupného prostoru pro organizaci.
Sdílené disky jsou dostupné jako samostatná volba, nejsou tedy součástí struktury Můj disk. To jak fungují (hlavně to, že není možné řídit přístup k složkám či souborům v Sdíleném disku) byste měli brát v potaz při jejich užití. Hodí se pro věci určené pro tým, kde všichni mají vidět všechno. Pro klasické soubory a složky s řízeným přístupem zůstávejte v Můj disk a tam vytvořených strukturách.
Soubory a složky Můj disk můžete do Sdíleného disku buď kopírovat, přesunout nebo i umístit pomocí vytvoření zástupce.
Velkou výhodou je koš pro každý sdílený disk samostatně – máte 30 dní na obnovení smazaných souborů a složek. Koš najdete v menu Sdíleného disku.
Sdílený disk má Motiv – obrázek, který se zobrazuje v náhledu Sdílené disky – můžete vybrat některý z předdefinovaných obrázků nebo nahrát vlastní – musíte ho ale předem už mít na disku a musí být alespoň 1280×144 bodů velký. Je to skutečně takováto podivná nudle, ale zobrazuje se to zcela jinak.
Platí pár drobných omezení
- uživatelé mohou přesouvat mimo pouze soubory, celé složky pouze Správci
- všichni uživatelé Sdíleného disku vidí kompletní obsah, není možné nastavovat individuální viditelnost
- přístup k samotnému sdílenému disku je možný pouze s účtem od Google, není možné přes URL, k obsahu to funguje přes běžné sdílení (tedy i přes URL, na organizaci, atd.)
- to zda umožníte přístup uživatelům mimo organizaci je možné zapnout/vypnout
- zástupce Sdíleného disku nelze nikam přidat, zástupce souborů či složek ano
- není možné snadno zjistit kolik místa zabírá konkrétní Sdílený disk
Užitečná vychytávka je, že všem členům Sdíleného disku můžete poslat e-mail.
Poslední nutná věc. Pokud budete chtít Sdílený disk smazat, musí být prázdný. Nejprve tedy odstraňte nebo přesuňte obsah jinam, poté můžete mazat.