@365tipu

TIP#2172: Naučte se využívat Sdílené disky v Google Workspace

Google Workspace umí sdílené disky (shared drives) – za předpokladu, že to máte povolené v nastavení a umožníte přístup uživatelům i z jiné organizace než vaše, tak můžete vytvořit sdílený prostor, kde se zabrané místo odečítá z organizace a ne z účtu toho, kdo něco přidal/nahrál/vlastní (řešeno v Když nahraju soubor na “cizí” Disk Google, kam se počítá zabrané místo?).

Shared drive/Sdílený disk je funkčnost Google Workspace – vytvoří se tím prostor pro spolupráci uživatelů s Google účty (můžete tam tedy umožnit přístup i účtům z Gmailu), kteří mohou na sdíleném disku nahrávat soubory, vytvářet soubory, opravovat je, mazat, přesouvat, hledat. Je k dispozici i klasické sdílení. Obsah je přístupný i pokud máte Disk Google na počítači. 

Výhoda je, že vlastníkem obsahu v Sdíleném disku je organizace, nikoliv jednotliví uživatelé. Řeší to i problém s odchodem uživatele (zaměstnance) a započítáváním prostoru – ten se počítá z dostupného prostoru pro organizaci. 

Sdílené disky jsou dostupné jako samostatná volba, nejsou tedy součástí struktury Můj disk. To jak fungují (hlavně to, že není možné řídit přístup k složkám či souborům v Sdíleném disku) byste měli brát v potaz při jejich užití. Hodí se pro věci určené pro tým, kde všichni mají vidět všechno. Pro klasické soubory a složky s řízeným přístupem zůstávejte v Můj disk a tam vytvořených strukturách.

Soubory a složky  Můj disk můžete do Sdíleného disku buď kopírovat, přesunout nebo i umístit pomocí vytvoření zástupce.

Velkou výhodou je koš pro každý sdílený disk samostatně  – máte 30 dní na obnovení smazaných souborů a složek. Koš najdete v menu Sdíleného disku.

Sdílený disk má Motiv – obrázek, který se zobrazuje v náhledu Sdílené disky – můžete vybrat některý z předdefinovaných obrázků nebo nahrát vlastní – musíte ho ale předem už mít na disku a musí být alespoň 1280×144 bodů velký. Je to skutečně takováto podivná nudle, ale zobrazuje se to zcela jinak. 

Platí pár drobných omezení 

  • uživatelé mohou přesouvat mimo pouze soubory, celé složky pouze Správci 
  • všichni uživatelé Sdíleného disku vidí kompletní obsah, není možné nastavovat individuální viditelnost 
  • přístup k samotnému sdílenému disku  je možný pouze s účtem od Google, není možné přes URL,  k obsahu to funguje přes běžné sdílení (tedy i přes URL, na organizaci, atd.)
  • to zda umožníte přístup uživatelům mimo organizaci je možné zapnout/vypnout
  • zástupce Sdíleného disku nelze nikam přidat, zástupce souborů či složek ano
  • není možné snadno zjistit kolik místa zabírá konkrétní Sdílený disk 

Užitečná vychytávka je, že všem členům Sdíleného disku můžete poslat e-mail. 

Poslední nutná věc. Pokud budete chtít Sdílený disk smazat, musí být prázdný. Nejprve tedy odstraňte nebo přesuňte obsah jinam, poté můžete mazat.

Další tipy pro Google Workspace a Disk Google

Nepotřebujete něco?

Související příspěvky