TIP#2172: Naučte se využívat Sdílené disky v Google Workspace

Google Workspace umí sdílené disky (shared drives) – za předpokladu, že to máte povolené v nastavení a umožníte přístup uživatelům i z jiné organizace než vaše, tak můžete vytvořit sdílený prostor, kde se zabrané místo odečítá z organizace a ne z účtu toho, kdo něco přidal/nahrál/vlastní (řešeno v Když nahraju soubor na “cizí” Disk Google, kam se počítá zabrané místo?).

Shared drive/Sdílený disk je funkčnost Google Workspace – vytvoří se tím prostor pro spolupráci uživatelů s Google účty (můžete tam tedy umožnit přístup i účtům z Gmailu), kteří mohou na sdíleném disku nahrávat soubory, vytvářet soubory, opravovat je, mazat, přesouvat, hledat. Je k dispozici i klasické sdílení. Obsah je přístupný i pokud máte Disk Google na počítači. 

Výhoda je, že vlastníkem obsahu v Sdíleném disku je organizace, nikoliv jednotliví uživatelé. Řeší to i problém s odchodem uživatele (zaměstnance) a započítáváním prostoru – ten se počítá z dostupného prostoru pro organizaci. 

Sdílené disky jsou dostupné jako samostatná volba, nejsou tedy součástí struktury Můj disk. To jak fungují (hlavně to, že není možné řídit přístup k složkám či souborům v Sdíleném disku) byste měli brát v potaz při jejich užití. Hodí se pro věci určené pro tým, kde všichni mají vidět všechno. Pro klasické soubory a složky s řízeným přístupem zůstávejte v Můj disk a tam vytvořených strukturách.

Soubory a složky  Můj disk můžete do Sdíleného disku buď kopírovat, přesunout nebo i umístit pomocí vytvoření zástupce.

Velkou výhodou je koš pro každý sdílený disk samostatně  – máte 30 dní na obnovení smazaných souborů a složek. Koš najdete v menu Sdíleného disku.

Sdílený disk má Motiv – obrázek, který se zobrazuje v náhledu Sdílené disky – můžete vybrat některý z předdefinovaných obrázků nebo nahrát vlastní – musíte ho ale předem už mít na disku a musí být alespoň 1280×144 bodů velký. Je to skutečně takováto podivná nudle, ale zobrazuje se to zcela jinak. 

Platí pár drobných omezení 

  • uživatelé mohou přesouvat mimo pouze soubory, celé složky pouze Správci 
  • všichni uživatelé Sdíleného disku vidí kompletní obsah, není možné nastavovat individuální viditelnost 
  • přístup k samotnému sdílenému disku  je možný pouze s účtem od Google, není možné přes URL,  k obsahu to funguje přes běžné sdílení (tedy i přes URL, na organizaci, atd.)
  • to zda umožníte přístup uživatelům mimo organizaci je možné zapnout/vypnout
  • zástupce Sdíleného disku nelze nikam přidat, zástupce souborů či složek ano
  • není možné snadno zjistit kolik místa zabírá konkrétní Sdílený disk 

Užitečná vychytávka je, že všem členům Sdíleného disku můžete poslat e-mail. 

Poslední nutná věc. Pokud budete chtít Sdílený disk smazat, musí být prázdný. Nejprve tedy odstraňte nebo přesuňte obsah jinam, poté můžete mazat.

Další tipy pro Google Workspace a Disk Google

TIP#2168: Když nahraju soubor na “cizí” Disk Google, kam se počítá zabrané místo?

Můžete si zkusit tipnout, jaké to má řešení.  Získáte přístup do „firemního“ Disku Google a budete tam nahrávat soubory, aniž byste byli součástí oné firmy – pomocí svého vlastního Google účtu. Kam se počítá zabrané místo? Bude ubírat váš (omezený) prostor v Gmailu? Nebo, což by bylo lepší, se bude počítat do firemního prostoru?

TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)? 

Věci zdarma nebývají zdarma věčně, což je i případ u tzv. “legacy” G-Suite (dnes se to jmenuje Google Workspace, GWS) kde bylo možné používat řadu let kompletní GWS zdarma. Google ale v lednu oznámil, že už to nebude možné. Vyvolal tím bouřlivou odezvu, protože přechod kamkoliv jinam, včetně Gmailu, přináší řadu komplikací a některé neřešitelné … Pokračování textu TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)? 

TIP#1893: Jak změnit vlastníka souboru v Disku Google (Google Drive)

Disk Google (a samozřejmě i Dokumenty Google) při vytváření či nahrání jakéhokoliv souborů (a založení složek) nastaví vlastníka toho, kdo soubor/složku vytvořil/nahrál. Je to důležité, protože vlastník může určit kdo další má k souboru přístup, může se souborem zacházet (přesouvat, mazat). A také je soubor uložený v „jeho“ Disku Google.

TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty

Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování. Věci o kterých víte co s nimi si můžete třídit do složek/štítků a můžete si tak například nastavit i systém kdy zprávy od … Pokračování textu TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty

TIP#1649: Jak v pozvánce v Kalendáři Google nemít matoucí odkaz na Google Meet videohovor

V okamžiku kdy Google přidal do levého sloupce Google Kalendáře blok s Google Meet (zbytečné tři řádky, které mají jen výjimečné použití, naštěstí je můžete vypnout) udělali ještě horší věc. Pokaždé když zakládáte v kalendáři schůzku, tak tam automaticky přidá odkaz na online Google Meet videokonferenci. Což zcela běžně vede k tomu, že lidé místo … Pokračování textu TIP#1649: Jak v pozvánce v Kalendáři Google nemít matoucí odkaz na Google Meet videohovor

TIP#1504: Jak se na iPhone (iPadu) pracovat s cloudovými úložišti – iCloud, Google Drive/Photo, OneDrive, atd.

iOS (operační systém co běží na iPhone) a iPadOS (ten běží na tabletech, tedy iPadu) je s ohledem na souborová úložiště taková trochu zvláštní věc. Nemá totiž běžný souborový systém tak jak jej znáte z Windows, Linuxu či Androidu. Nejvíce je to vidět na vlastním cloudovém úložišti od Apple, tedy iCloudu. Fotografie se ukládají kamsi … Pokračování textu TIP#1504: Jak se na iPhone (iPadu) pracovat s cloudovými úložišti – iCloud, Google Drive/Photo, OneDrive, atd.

Načítání…

Something went wrong. Please refresh the page and/or try again.