@365tipu

TIP#2132: Návod pro Apple Reminders (Připomínky). Plus pokročilejší tipy a triky

Připomínky/Reminders je aplikace přímo pro Apple hodící se jako středně pokročilý úkolník (TODO). Za předpokladu, že nechcete nic sofistikovaného, nevadí vám některá omezení a nedotažené věci. A také si nechcete platit něco pokročilejšího a vyhovuje vám, že je to přímo součástí systému – na iPhone, iPadu, Apple Watch i Mac OS – synchronizované přes iCloud, což je také dost velká výhoda. 

Potřebujete se do Připomínek dostat mimo jablečný svět, tedy například na Windows? Jde to s pomocí prohlížeče, viz Jak se do Poznámek/Notes z iPhone/Macu dostat na Windows? Webová verze je ale hodně omezená – z Připomínky je tam dostupný například jen text a poznámka. 

Na připomínky je možné napojit další aplikace (zkuste třeba Fantastical Calendar, jedna z nejpovedenějších kalendářových aplikací, dokonce velmi dobře použitelná zdarma), ale budete tam narážet na to, že Apple k některým věcem třetí strany prostě nepouští. 

S Připomínkami se musíte naučit pracovat tak jak chtělo Apple, takže místy kostrbatě a zaručeně originálně. Přizpůsobit se ale musíte většinou i jinde, takže to ten největší problém nebude.

Připomínky se nepromítají do Kalendáře. To je pro někoho nešťastné, ale máte-li připomínek hodně, tak je to svým způsobem plus – navíc se můžete lépe naučit rozlišovat mezi tím co je úkol a co je schůzka/aktivita a kalendář využívat současně s Připomínkami. Chcete-li, zkuste BusyCal, ale musíte si ho koupit.  Případně pomůže výše zmíněný Fantastical.

Pozor na rozdílnost rozhraní mezi iPhone a iPadem (a tak trochu i Mac OS – například při zadávání připomínek se to chová jinak. Rozhraní na iPadu je mimochodem extrémně nepovedené.

Připomínka, základ všeho

Připomínka je záznam něčeho co máte udělat, má se stát, TODO záznam. Zadávání nové připomínky toho zdánlivě moc neumožnuje – na iPadu je tam prostě jenom textové pole, kam si něco můžete napsat (na iPhone je toho kupodivu vidět víc) – jde toho ale udělat mnohem víc, musíte se ale umět dívat trochu okolo na různé symboly (v listě nad klávesnici)nebo si pomoci (i) (jen na iPadu) vyvolat detailní zobrazení.  Připomínka tedy může obsahovat

iPad. po kliknutí na (i) se zpřístupní další volby.
  • Text popisující o co jde (povinný, vše ostatní nepovinné)
  • Poznámky kam si můžete psát cokoliv chcete (i později, ukládám si tam „log“ dění okolo dané věci)
  • URL kam je možné dát odkaz související s připomínkou
  • Datum kdy se má připomenout a můžete ho zadat bez času (připomene se ve výchozí hodinu, kterou můžete měnit v nastavení, tedy v 9:00) nebo přidat přesný čas 
  • Prioritu žádnou, nízkou, střední, vysokou přidá označení vykřičníky, ale hlavně je později použitelné pro chytré seznamy

Můžete nastavit i opakování připomínky (každý den, všední dny, víkendy, jednou týdně, každé dva týdny, jednou měsíčně, jednou za 3/6 měsíců či ročně a vlastní – k nastavení opakování pak můžete určit i konec opakování

Značky (hashtagy) pomocí kterých si můžete úkoly kategorizovat/označovat. Hodí se později pro vytváření chytrých seznamů (ty prostě berte jako filtry).  Hashtagy jsou extrémně užitečné pokud Připomínky budete používat pro rozsáhlé TODO. Umožní kategorizovat Připomínky jinak než podle zařazení do Seznamů.

Místo kde se má Připomínka objevit – je tam trochu nešikovné, že se objeví zpravidla ještě předtím než tam dorazíte (pár set metrů předtím) a nejde určit nějaké zpoždění. Místo se každopádně dá ještě upřesnit zda při příchodu či odchodu, při nastoupení či vystoupení z dopravního prostředku (musí být spárováno s mobilem). 

Zda se má objevit při výměně zpráv – použitelné pouze pokud používáte Zprávy od Apple, takže jen velmi omezené využití. Vyberete koho se to týká a v budoucnu se Připomenutí objeví když si pošlete zprávu s vybraným kontaktem. 

Připomínky mohou mít vlaječku (Apple tomu říká Značka, stejně jako říká hashtagům značky). Hodí se k označení určitých připomínek – třeba těch co hoří (a nechcete na to používat priority).

K Připomenutí lze přidat obrázek

Seznamy slouží k organizaci připomínek do celků, jedna připomínka může být jenom v jednom seznamu, ale můžete je mezi seznamy přesouvat. O kousek dál se k tomu vrátíme.

A poslední co je dobré se naučit je, že Připomínky mohou mít vnořené úlohy – hodí se pokud něco má posloupnost více kroků či úkolů. K Připomínce je můžete přidávat při vytváření či opravách, ale tak v seznamu tím, že připomínku odložíte (drag/drop) na jinou připomínku. To že nějaká připomínka má vnořené úlohy je vidět ve výpise (vpravo je počet a “>”). 

Splnění (vyřízení) připomínky je kliknutím na kolečko vleo ve výpisu – nic dalšího nehledejte. Vyřízení připomínky se ve výchozím nastavení v seznamu přestanou zobrazovat, ale můžete si to zapnout. 

Seznamy

Seznamy si můžete vytvářet dle libosti, mimo to existuje Seznam Family/Rodina a Family sdílená (pokud tedy máte členy rodiny. Již vytvořené jsou i chytré seznamy Dnes (dnešní připomínky), Naplánováno (ty co mají nějaké datum/čas), Vše (prostě všecno), Označeno (ty co mají vlaječku) a Přiřazeno mně (co vám bylo přidělo od jiných lidí). 

Seznam má název, barvu (omezený výběr) a ikonku (opět omezený výběr)

Ve výpisu (v Sezamu) nezapomeňte, že vedle již zmíněného drag&drop (přesouvání) je možné i klasicky popotahovat. 

  • Popotažení vpravo zpřístupní volbu odsadit (vnoření) a odsadit (zrušení vnoření) 
  • Popotažení vlevo zpřístupní vyvolání podrobnosti, označení/odznačení vlaječkou a smazání. 

Přesouvání funguje jak v rámci seznamu, tak z seznamu do jiného seznamu. V rámci seznamu můžete přetahování změnit pořadi. A jak už bylo napsáno výše, přetážením přípomínky na jinou z ní udělat vnořenou úlohu.

Seznam má menu (… vpravo nahoře) kde je možné vyvolat sdílení seznamu – hodně užitečné v tom, že můžete konkrétní seznam sdílet s dalšími lidmi – přes klasické “sdílecí” cesty pošlete někomu pozvánku (bude to adresa do iCloudu). Funkční plně pochopitelně jen pokud další lidé mají jablečnou platformu – tedy alespoň účet u Apple, protože pak mohou jít na iCloud v prohlížeč. S kým sdílíte bude vidět poté ve výpise a v menu se objeví Spravovat sdílený seznam – pro pro přidání dalších, ale i odebrání

V Menu je možné vyvolat i opravu jména a ikonek/barvy seznamu, zvolit řazení (ručně, termín, datum vytvoření, priority, názvu), vyvolat tisk, smazat seznam, aktivovat i zobrazování vyřízených. 

Přes menu lze vybrat připomínky (pokud jich chcete vybrat víc například pro přesun, označení vyřízení, přidání vlaječky, značek (hashtagů), nastavení data, přesun do jiného seznamu, smazání a přiřazení

Přiřazení je trochu nešikovné, funguje jenom ve sdílených seznamech, takže nemůžete “jen tak” přiřadit úkol e-mailem nebo třeba někomu z Kontaktů. 

Co vás možná napoprvé netrkne je, že když se vydáte opravovat připomínku (dáte kurzor do textového pole) tak se dole objeví symboly (menu) – nastavení data, nastavení polohy, přidání značek (hashtagů), přiřazení, přidání vlaječky, přidání obrázku/fotky. To co není v tomto menu je pak přístupné přes (i). 

Seznamy navíc mohou být také vnořené – popadněte seznam a přetáhněte ho na jiný seznam. Vyvolá se tím založená skupiny (má jenom název, bohužel nemůže mít ani barvu, ani ikonku). 

Seznamy si můžete uspořádat přesouváním a pomoci Upravit nahoře vyvoláte správu seznamů – přesouvání, oprava názvu a zapínání/vypínání zobrazení u chytrých a možnost smazání těch co jste si vytvořili v iCloudu. V správě seznamu je jak Přidat seznam tak Přidat skupinu.

Funguje i popotažení, ale jenom vlevo – pro vyvolání editace názvu/barvy/ikonky a smazání. 

Značky / hashtagy

V okamžiku kdy k úkolu/připomínce přidáte první hashtag/značku tak se vám pod přehledem seznamů objeví i sekce Značky – ta bude obsahovat Všechny značky a pak jednotlivé značky – kliknutím se vám zobrazí úkoly s danou značkou. 

Přejmenovat a smazat značku můžete podržením na jejím názvu. 

Chytré/dynamické seznamy 

Chytré seznamy jsou v zásadě filtry pro zobrazení úkolů/připomínek podle určitých kritérii. Několik jich je vytvořeno automaticky, další si můžete vytvářet sami.

Dnes zobrazuje přehled úkolu na dnešek

Naplánováno jsou úkoly mající datum/čas a jde o chronologický seznam s oddělenými dny

Vše jsou všechny úkoly, seskupeno/rozděleno podle seznamů

Označeno jsou ty co mají vlaječku 

Vlastní chytrý seznam se vytváří jako každý jiný seznam – vyplníte název, vyberete si ikonu a barvu, ale pak kliknete na Převést na chytrý seznam. Tím získáte možnost nastavit filtry

  • vybrat značky/hashtagy
  • datum – určité, rozmezí či relativní rozmezí
  • čas – kdykoliv, dopoledne, odpoledne, večer, v noci
  • místo
  • vlaječka (značka) 
  • priorita 

Vlastní chytré seznamy se zobrazují mezi klasickými seznam a fungují stejně. 

Další drobnosti 

Na iPhone Připomínky fungují pouze na výšku, na iPadu na výšku i na šířku. A jak už bylo řečeno někde na počátku, chovají se jinak.

Pokud některá z připojitelných služeb (e-mailových služeb) umí úkoly/úlohy, tak se zpřístupní v Připomínky/Reminders – například Microsoft/Hotmail nebo Google. Nečekejte ale, že by byly podporovány všechno funkce.

V Připomínkách lze vyhledávat – funguje to v reálném čase, jak píšete, tak se zobrazují výsledky. Plus je možné vypnout/zapnout zobrazení ve vyřízených.

Připomínky mají v Nastavení/Settings -> Připomínky/Reminders některé možnosti přizpůsobení a klasické nastavení využití polohy, Siri a Oznámení. 

  • Můžete si přepnout jazyk, pokud jich máte aktivních víc
  • Vybrat a přidat účty, které v Připomínkách budou aktivní 
  • Ideálně is nastavit výchozí seznam 
  • Vypnout celodenní připomínky a nastavit čas kdy se celodenní připomínky mají ozvat
  • Jak se prošlé celodenní připomínky mají zobrazovat
  • Vypnout oznámení u přiřazených připomínek

Připomínky mají Widget ale nadšeni z něj nebudete – neumí zobrazit všechno. Buď musíte vybrat seznam nebo zvolit mezi Dnes, Naplánováno, Označeno a Přiřazeno. Naplánováno/Dnes se týká jen Připomínek s datem/časem, takže pokud si jedete “úkolník” bez určení, tak máte smůlu.  Na výběr ve widgetu totiž není seznam Vše/All a ani přes chytrý seznam něco takového nejde vytvořit.

Siri (bude o ní řeč i o kousek dál) umožňuje vytvářet Připomínky

  • Hey Siri, remind me to …..
  • … po předmětu Připomínky můžete přidat něco jako tomorrow at noon
  • … stejně tak lze přidat například when i leave the house

Připomínky je navíc možné automatizovat z klasických aplikací jako je IFTTT či Zapier, ale také pochopitelně přes Zkratky/Shortcuts od Apple. 

Pokud byste chtěli převést seznam na sérii Připomínek (něco co třeba umí Trello) tak to Apple neumí. Ale můžete si pomoci třeba přes Zkratky a Bulk-add reminders.

Jak exportovat Apple Připomínky (Reminders)? Stručně řečeno, jenom těžko.

Vytváření připomínek z jiných aplikací

Vytvářet Připomenutí můžete i z jiných aplikací – klasicky přes sdílecí mechanismus. Tady ale narazíte například na to, že Gmail ani Mail (ano, přímo ten od Apple) nemá sdílení, takže z pošty prostě Připomínku přímo a snadno nevytvoříte. 

  • Co ale jde je označit blok textu a z něj vytvořit Připomínku a můžete ji i trochu upravit, ale propojení na Gmail tam nebude (na Mail ano)
  • Druhá možnost je požádat siri – Hey Siri, remind me about this. Má to ale zásadní nedostatek, možnost úpravy je prakticky nulová. A stejně jako v předchozím případě se propojení na zprávu udělá jen pokud jste použili Mail, v Gmailu a jinde nikoliv
  • Třetí možnost je drag&drop přemístit zprávu do Připomínek. Apple Mail to umí, Gmail ale drag&drop neumí 

Paradoxní je, že sdílet do Připomínek nejde ani z Apple Kalendáře, natož z Apple Poznámek. Opět to lze obcházet jedině přes označení do bloku/Siri.

Paradoxní, protože vytvořit připomínku například z Files či Fotek přes sdílení funguje skvělé, rychle a snadno.

Přes Sdílení je možné vytvořit z Poznámky/Note novou Připomínku – buď z celé (jdo sdílet jako celek) nebo jen z částí – výběrem a sdílením výběru. 

Připomínky na Mac OS

Na Mac OS jsou Připomínky/Reminders vzhledově skoro stejné jako na iPadu. Nefunguje ale popotahování do stran (Drag&drop ano) a některé věci se ovládají trochu jinak – zpravidla je najdete na pravém kliknutí myší/control+tap (jako například Odsadit připomínku).

Pokud nevidíte postranní (levý) panel, tak v Zobrazení/Views ho můžete Zobrazit/skrýt

Pokud chcete na Mac OS v tamní Poště/Mail vytvořit Připomínku ze zprávy tak použijte control+kliknutí na předmět a pak sdílejte. Fungují tam i výše uvedené příklady jak využít Siri. Také tam platí, že pokud někde je Sdílení/Share, tak je zpravidla možné sdílet do Připomínek.

Bohužel budete skřípat zuby pokaždé při zadávání datumů. Miniaturní kalendář a zmatené ovládání. 

Oproti iPhone/IPadu se v záhlaví přehledu Připomínek v Seznamu bude ukazovat kolik jich je vyřízených a můžete je zobrazit nebo smazat.

Pokud na vás v Upozorněních/Notificacitons vyběhne Připomínka a máte aktivní banery/alert tak je možné reagovat splněním/complete a odložením/Later. Odložit lze o hodinu, do večera, do zítřka nebo ignorovat (upozornění se objeví jen po probuzení počítače, odhlášení a přihlášení či restartu). 

V Připomínky/Reminders -> Předvolby je k dispozici pár možnosti nastavení.

Budete-li chtít pracovat hodně efektivně, tak Připomínky na Mac OS mají pochopitelně klávesové zkratky.

TIP: Další tipy a triky pro Mac, iPhone či iPad najdete v Jak na iPhone/iPad a  Jak na Mac OS

Nepotřebujete něco?

Související příspěvky