Předpřipravené odpovědi (v angličtině canned replies) jsou jedna z extrémně užitečných funkcí v e-mailu – můžete ušetřit velké množství času všude tam, kde posíláte tu samou odpověď nebo kde se chystáte poslat hodně krát tentýž nový e-mail. Hodí se i tam, kde chcete často do e-mailu vkládat opakující se text. Jediná vada je, že neznámo proč tohle Google stále nedotáhl do uživatelsky přívětivé podoby.
Vytvoření nové předpřipravené odpovědi – začnete psát novou zprávu a napište text i předmět – je to jediná cesta jak vytvořit novou předpřipravenou odpověď. Až bude vše připravené k uložení (pozor, nenechávejte v textu automaticky přidávaný podpis), tak vpravo dole klikněte na tři svislé tečky pro vyvolání menu a pokračujte -> Předpřipravené odpovědi -> Uložit koncept jako šablonu – Uložit jako novou šablonu. Dejte jí jméno a máte novou šablonu.
Předpřipravené odpovědi mohou obsahovat text a veškeré možnosti formátování (včetně možnosti vložení HTML textu). Pokud vložíte obrázky, budou v šabloně uloženy také.
Použití předpřipravené odpovědi spočívá opět ve vyvolání menu -> Předpřipravené odpovědí -> a následném výběru z šablon zde uvedených. Vloží se tam kde máte kurzor a nenahrazuje co už v rozepsaném mailu případně máte.
Smazání předpřipravené šablony je v menu -> Předpřipravené šablony -> Smazat Šablonu. Tam stačí vybrat, kterou chcete smazat. Pozor, neumí ji vrátit zpět, smazání je nenávratné.
Oprava předpřipravené šablony je to, kde by to potřebovalo trochu uživatelské přívětivosti. Musíte začít tím, že začnete psát nový e-mail a pak pomocí použití předpřipravené šablony do něj natáhnete šablonu – následně můžete opravovat (nezapomeňte opět na případnou nutnost smazat automaticky přidaný podpis). Jakmile budete chtít změněné uložit, tak opět menu -> Předpřipravené šablony -> Uložit koncept jako šablonu -> a tady si vyberte onu existující šablonu pro přepsání.
POZOR: Předpřipravené odpovědi je nutné povolit – to se děje v menu vyvolaném ozubeným kolem -> Nastaveni/Settings. Ve starších verzích Gmailu se povolovalo v Labs -> Canned Responses, ale později se tato funkčnost stala klasickou součástí, takže povolení hledejte v Advanced/Rozšířené -. Canned Responses (Templates)/Předpřipravené odpovědi (šablony).
Vedle výše popsané ručního využití je možné předpřipravené odpovědi používat ve spojení s filtry – stačí si vytvořit filtr a v odpovědi použít určitou šablonu. Stejně tak se mohou předpřipravené odpovědi objevovat v podobě Smart Reply – v češtině je ale něco takového málo pravděpodobné.
Šablony (předpřipravené odpovědi) se ukládají “v Gmailu”, takže pokud budete mít na mobilním zařízení aplikaci Gmailu, budete mít k dispozici stejné šablony jako na počítači.
TIP: Jak si zjednodušit psaní? Programy pro makra a zkratky na klávesnici se může hodně hodit, pokud chcete vytvářet pokročilejší “šablony”.
Další tipy pro Gmail
TIP#2608: Jak z našeptávače v Gmailu odstranit chybnou či neplatnou adresu?
Taky vás Gmail štve tím, jak v našeptávači navrhuje staré, neplatné adresy? Neznámo proč je není možné hned při našeptání odstranit. Ale řešení tu je. (Pokračování textu…)
TIP#2608: Jak z našeptávače v Gmailu odstranit chybnou či neplatnou adresu?
TIP#2589: Nezapomínejte na e-maily a telefon pro obnovení v Gmailu. Ale nejenom tam
Gmail má užitečnou funkci. Můžete si přidat jiný e-mail a/nebo telefonní číslo pro obnovení účtu. Tedy pro situace kdy se na účet nemůžete dostat, ať už pro zapomenuté heslo nebo pro napadení účtu.…
TIP#2589: Nezapomínejte na e-maily a telefon pro obnovení v Gmailu. Ale nejenom tam
TIP#2198: Jak v Gmailu smazat přílohy ale ponechat e-mail?
Smazat jenom přílohu, ale ponechat e-mail, přímo Gmail neumí, ale můžete to obejít. Mělo by stačit připojit Thunderbird pomocí IMAP a pak můžete mazat přílohy. Což se může nejčastěji hodit v okamžiku, kdy…
TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)?
Věci zdarma nebývají zdarma věčně, což je i případ u tzv. “legacy” G-Suite (dnes se to jmenuje Google Workspace, GWS) kde bylo možné používat řadu let kompletní GWS zdarma. Google ale v lednu…
TIP#2097: Jak/čím nahradit končící “legacy” G-Suite (Google Workspace)?
TIP#2033: Jak v Gmailu smazat všechny zprávy (kompletní poštu)?
Neuškodilo by, kdyby Google v Gmailu umožnil něco jako “tovární nastavení” nebo alespoň snadnou a jednuduchou cestu jak vymazat všechny e-maily, které v něm máte. (Pokračování textu…)
TIP#2033: Jak v Gmailu smazat všechny zprávy (kompletní poštu)?
TIP#2007: Jak se v mobilním Gmailu zbavit nadbytečných záložek Meet, Chat a Rooms/Spaces
Tahle změna v mobilní aplikaci Gmailu je natolik iritující, že se vyplati tomu věnovat krátký tip. Původně totiž Gmail v mobilu měl pouze záložku pro Meet, ale nově je tam navíc záložka pro…
TIP#2007: Jak se v mobilním Gmailu zbavit nadbytečných záložek Meet, Chat a Rooms/Spaces
TIP#2005: Proč mi Gmail zkracuje newslettery? Jak se tomu vyhnout
Pokud používáte Gmail, tak jste se s tím asi už setkali. Dlouhé e-maily nejsou zobrazovány celé a při čtení náhle narazíte na [Zpráva byla zkrácena] Zobrazit celou zprávu. V angličtině případně Message truncated…
TIP#2005: Proč mi Gmail zkracuje newslettery? Jak se tomu vyhnout
TIP#1952: Jak se bránit šmírování v e-mailu? Jak to vůbec funguje?
Apple chystá zvýšenou ochranu soukromí v e-mailech, bude řešit různé druhy vkládaných šmírovacích nástrojů jejich stažením (aktivováním) z vlastních serverů. Ti co chtějí sbírat data o e-mailech tak dostanou jen záplavu bezcenných dat. …
TIP#1952: Jak se bránit šmírování v e-mailu? Jak to vůbec funguje?
TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty
Jedna z nejvíce užitečných vlastností Gmailu jsou pravidla (Rules) umožňující třídit a organizovat došlou poštu. Nemusíte tak mít Inbox/Došlo poštu plnou velmi různorodých zpráv, ale pouze takových, které vyžadují nějaké to zpracování. Věci…
TIP#1751: Naučte se v Gmailu používat pravidla pro třídění a organizování pošty
TIP#1646: Jak se v Gmailu zbavit zbytečných odkazů na Google Meet v levém sloupci
Google definitivně pohřbil Hangouts a dopředu tlačí Google Meet. Což obnáší i to, že při otevření Gmailu vás upozornil na nadílku několik statických odkazů zbytečně zabírajících místo v levém sloupci. A samozřejmě vám…
TIP#1646: Jak se v Gmailu zbavit zbytečných odkazů na Google Meet v levém sloupci